Ao falar sobre escritórios, os espaços que aumentam a criatividade, produtividade e bem-estar estão sempre no topo da lista de prioridades. No entanto, uma vez que a pandemia chegou, dar prioridade ao conforto dos colaboradores tornou-se fundamental.

Apesar de vários setores da economia terem sido fortemente afetados, várias empresas observaram um aumento de produtividade durante a pandemia, e, tendo em conta estes resultados e a preferência de muitos trabalhadores, é possível concluir que trabalhar a partir de casa é uma tendência que veio para ficar.

É, assim, provável que a grande maioria destas empresas adotem modelos híbridos no futuro.

Lugares de trabalho mais pequenos e partilhados vão ser mais comuns, em vez de grandes escritórios corporativos como costumávamos conhecer. Possivelmente, num futuro próximo, estes espaços de trabalho estarão mais focados no trabalho colaborativo e estes locais terão de ser adaptados para facilitarem a flexibilidade e o convívio entre equipas.

Um estudo recente da Microsoft, onde 30 mil pessoas em 31 países foram entrevistadas sobre as suas ideias sobre o teletrabalho pós-pandemia, mostrou que mais de 70% dos participantes querem manter a flexibilidade de trabalhar a partir de casa, pelo menos alguns dias por semana.

Os dados são claros: a flexibilidade e o trabalho híbrido definem o escritório do futuro. Contudo, com estas novas tendências surge a questão: como otimizar ao máximo os espaços de trabalho, já que os colaboradores podem agora escolher a partir de onde exercer as suas funções?

O espaço do escritório já não é só no escritório, sendo que estes novos locais, onde a colaboração será a chave, precisam de se adaptar. As empresas estão, hoje, a tentar perceber como explorar e quais as ferramentas necessárias para a coparticipação de todos os trabalhadores – quer estejam a trabalhar a partir de casa ou do escritório. Estes espaços do futuro têm de estar preparados para atrair os trabalhadores e incluir uma série de áreas para trabalho conjunto. Sabemos hoje que estes serão locais altamente tecnológicos, por exemplo, para cumprir com estas novas exigências, mas também para os tornar mais acolhedores e, ao mesmo tempo, seguros e partilháveis entre colegas.

Como alguns exemplos de tecnologias que permitem aos escritórios uma transição mais eficiente estão os phonebooths do futuro. Com o trabalho remoto, a realização de reuniões passou a ser maioritariamente feita através de vídeochamadas, plataformas como o Zoom e o Microsoft Teams viram o seu número de utilizadores a explodir como consequência. Apesar do regresso ao escritório permitir a realização de reuniões presenciais, muitas reuniões, por questões de eficiência e hábito, vão continuar a ser feitas online. A realidade, é que grande parte dos escritórios não foram desenhados tendo isto em conta, o que pode dificultar a prática. O uso de phonebooths privadas, que permite ao colaborador entrar num pequeno espaço e isolar-se do barulho e atividade do escritório, torna-se um verdadeiro game changer!

Ouro exemplo de solução é a instalação de cacifos inteligentes. Seja para guardar objetos pessoais, recolher encomendas ou ainda para suportar outro tipo de serviços. Estes produtos funcionam, normalmente, com códigos, e não com chaves, o que permite alterar de forma simples os acessos entre colaboradores da empresa. Este tipo de tecnologia permite que as empresas recolham dados sobre como os colaboradores utilizam os mesmos, tendo a oportunidade de otimizar as suas operações e estar constantemente a oferecer a resposta de forma atual e otimizada às necessidades das suas equipas. Permitem ainda a gestão de encomendas pessoais recebidas pelos colaboradores nos locais de trabalho, de forma segura e rápida.

Por último, uma das grandes necessidades das empresas que entraram pela primeira vez em trabalho remoto, foi migrar a comunicação que era feita no dia-a-dia, fisicamente, no escritório, para plataformas digitais, que permitissem a todos os colaboradores e equipas comunicarem entre eles. Soluções como o Slack ou Discord, que já cresciam, tornaram-se absolutamente fundamentais e permitiram, em muitos casos, que a produtividade e organização aumentassem. De volta aos escritórios, surge o desafio entre manter estas comunicações em plataformas digitais e as comunicações presenciais mais tradicionais, e como chegar a uma solução “integrada”, que balance ambas. É expectável que apareçam novas soluções que ajudem a resolver este problema.

Considerando as novas tendências e as necessidades atuais, é previsível que este tipo de soluções sejam cada vez mais procuradas, já que as organizações se encontram ainda a definir que tipo de novas providências podem oferecer no tão falado “escritório do futuro”.

Estes espaços não irão desaparecer e as equipas têm hoje o desafio de tornar o local de trabalho num sítio que evoluiu com a pandemia e que traz vontade aos colaboradores de embarcar nesta viagem do “novo normal”.