Este artigo é da responsabilidade da Eupago

Gerir um condomínio exige organização, eficiência e diplomacia. Desde fazer o orçamento anual a lidar com todos os fornecedores do prédio, passando por mediar conflitos entre vizinhos, é um trabalho que requer imensa responsabilidade. Mas só quando é preciso cobrar quotas em dívida aos vizinhos é que se torna um trabalho ingrato, especialmente se a gestão é feita por outros habitantes do prédio.

Infelizmente, a situação não é rara. Seja por falta de fundos, por não estarem de acordo com a gestão atual do condomínio, por “não fazerem uso” dos equipamentos ou mero esquecimento, há sempre alguém com quotas em dívida. No entanto, estas situações põem em causa a liquidez do prédio para pagar as contas do dia a dia, incluindo a manutenção dos elevadores, a luz e a limpeza, bem como eventuais obras de reparação.

Coloca-se, então, uma questão: como aumentar a eficácia da cobrança de quotas? Como relembrar os condóminos que têm quotas para pagar e evitar atrasos por puro esquecimento? Como detetar rapidamente quem tem quotas em atraso e há quanto tempo? Como abordar os condóminos e dar-lhes uma segunda oportunidade para pagar? A resposta poderá estar numa pequena alteração logística.

A maioria dos portugueses paga o condomínio através de transferência bancária. Isto significa que a administração do condomínio tem de verificar o extrato bancário manualmente para confirmar os pagamentos. Depois, os pagamentos ficam anotados em folhas de Excel ou, quando a gestão é mais profissional, no software de gestão de condomínio ou no software de faturação.

Basta fazer uma pequena pesquisa no Google para encontrar folhas de Excel que se destinam à gestão do condomínio. Mapas de quotas, diário de caixa, tabelas para calcular o balancete, como planear o orçamento para o ano seguinte, e até folhas de Excel para imprimir recibos de condomínio. Estes métodos têm todos algumas coisas em comum: são gratuitos e eficazes mas, devido ao potencial para erro humano, muito falíveis.

É aqui que entra a Eupago, uma instituição de pagamentos autorizada pelo Banco de Portugal. Quando criámos a Eupago, a nossa missão era democratizar meios de pagamento. O que é que isto quer dizer? Na época, ter uma entidade e referência próprias para pagamentos em Multibanco, emitidas pela SIBS, só estava ao alcance de empresas com muito capital. Felizmente, hoje em dia já não é assim.

Qualquer empreendedor pode aderir à Eupago e receber pagamentos em Multibanco, MBWAY, Cartão de Crédito ou Payshop, entre outros, sem qualquer custo inicial. Os nossos clientes só pagam uma pequena comissão pelas referências que realmente usam. Mas se no início o nosso foco eram os meios de pagamento de ecommerce, depressa demos conta que há muitos outros setores que beneficiam das referências de pagamento.

Em pouco tempo, a procura de meios de pagamento de condomínios começou a crescer. Através da Eupago, cada pagamento, independentemente de ser em Multibanco ou por outra via, tem uma referência única. Isto faz com que seja muito mais fácil reconciliar pagamentos, identificar exatamente quem pagou e qual o montante, o que evita vários equívocos. Senão, vejamos:

Quando o pagamento é feito de uma conta cujo primeiro titular não é o condómino, é difícil identificar a transferência. Se o pagamento é feito na caixa Multibanco, e não através de e-banking, não é possível adicionar qualquer descrição para identificar a fração. Os condóminos têm de fotografar ou digitalizar os comprovativos e enviar à administração. Basta haver uma falha de comunicação para originar um erro nas contas.

Se faz a administração do seu prédio sem usar nenhum software, pode criar as referências de pagamento na sua área pessoal da Eupago. No caso de usar um software de faturação, é ainda mais fácil. Consegue gerar automaticamente referências Multibanco no Moloni, Sage, InvoiceXPress, PHC e noutros programas que integram com a Eupago. Se utiliza softwares de pagamento e gestão de condomínio, também temos integração com o SolidSoft.

No que diz respeito aos meios de pagamento de condomínio, recomendamos emitir referências Multibanco com data limite de pagamento. Assim, quando o prazo estiver a expirar, o sistema envia um alerta e faz uma segunda tentativa de cobrança. Deste modo, o condómino tem uma oportunidade de regularizar as quotas sem precisar de ter uma conversa desagradável.

Em alternativa, se comunicar com o condómino por email ou WhatsApp, use um dos nossos métodos de pagamento personalizados, o Pay by Link. Este método gera uma página segura onde o condómino pode escolher como quer concluir o pagamento: Multibanco, MBWAY ou cartão de crédito. Eventualmente, se o regulamento prevê juros de mora quando há atrasos no pagamento, pode preparar o link já com o valor atualizado.

No entanto, quando falamos de meios de pagamento de quotas, nada é tão seguro como débito direto. Esta é, sem dúvida, a melhor forma de evitar esquecimentos – não só em condomínios, mas também em instituições de ensino, ginásios e outras empresas que cobram mensalidades. Embora seja um método de pagamento que suscita muitas dúvidas, na Eupago consegue configurar os débitos com facilidade e sem burocracia.

A somar ao Multibanco e ao débito direto, notamos que há cada vez mais adesão ao MBWAY. Apesar de não se prestar tanto a pagamentos de quotas de condomínio porque é preciso concluir o pagamento em poucos minutos, é prático e intuitivo. Por isso, o pagamento de quotas de condomínio com MBWAY está disponível tanto através do SolidSoft como do Pay by Link, de que já falámos.

Por fim, os condóminos que preferem pagar em numerário têm a possibilidade de o fazer na Payshop ou nos agentes da PAGAQUI. Haverá sempre quem prefira fazer pagamentos a dinheiro, mas esta gestão é mais fácil quando são outros vizinhos a gerir o condomínio. No caso das empresas de gestão de condomínio, é muito mais prático fazer uma gestão cashless através de um serviço como o da Eupago.

Esta liberdade de escolha em relação aos meios de pagamento do condomínio e de outras instituições que cobram quotas, incluindo de clubes desportivos, também melhora a experiência dos associados. Se pagam as quotas em Multibanco e não usam homebanking, não precisam de fotografar o comprovativo. Se acham mais prático o débito direto, é fácil de configurar. Se preferem MBWAY, é possível. Se querem pagar em dinheiro, também.

Finalmente, existe a questão de fomentar a confiança na administração. Se receber todos os pagamentos através de uma única plataforma, é fácil exportar a informação e calcular exatamente quais foram as receitas anuais. Desta forma, não restam dúvidas sobre a situação financeira do condomínio nem sobre as frações com quotas em dívida. Sem ter um sistema fiável, a gestão das quotas poderá sempre ser questionada.

Tendo em conta tudo o que já dissemos, as soluções de pagamento para condomínios propostas pela Eupago tornam a experiência mais fácil não só para a administração, mas também para os proprietários. Fale com a nossa equipa de apoio ao cliente para conhecer todas as soluções e métodos de pagamento que podemos implementar no seu condomínio, bem como as integrações com o software que já usa.