São comuns as referências públicas à necessidade de simplificação e desburocratização de processos na educação. Estes apelos surgem quer no que respeita às atividades de gestão das escolas e ao modo como estas se relacionam com a administração educativa, quer no que respeita à relação entre os serviços educativos e o cidadão. Contudo, são também pouco conhecidos os esforços que têm sido desenvolvidos para responder a essa necessidade que todos reconhecemos.

Muito mudou nos últimos anos. E isso deve-se, desde logo, ao trabalho desenvolvido pelos serviços do Ministério da Educação, orientado à simplificação e modernização dos instrumentos facilitadores do acesso dos encarregados de educação a processos essenciais – dos quais se destacam as matrículas e o acesso a manuais escolares gratuitos.

Após dez anos de existência de matrículas eletrónicas, constatou-se o manifesto insucesso junto dos encarregados de educação, assim como as sistemáticas referências públicas por parte das escolas às dificuldades de utilização. Esse diagnóstico de partida serviu de base para a construção do Portal das Matrículas, que foi disponibilizado para o ciclo de matrículas 2019/2020. Esta nova plataforma foi implementada tendo como dois principais objetivos:

1. Potenciar a utilização autónoma por parte dos encarregados de educação.

A possibilidade de submeter um processo de matrícula online, sem necessidade de deslocação à escola, não só simplifica a vida aos encarregados de educação, como liberta os serviços administrativos das escolas da pressão de atendimento ao público. Este facto tem particular relevância se se tiver em conta que se trata de uma fase do ano letivo de enorme exigência, pois coincide com os períodos de organização de provas e exames nacionais e de avaliação do final do ano letivo.

O balanço feito da utilização da matrícula eletrónica permitiu concluir que a fraca adesão dos encarregados de educação resultava da complexidade inerente ao processo de autenticação e submissão de matrícula. Nomeadamente, porque exigia a utilização do cartão do cidadão, bem como da necessidade de submissão de inúmeros documentos comprovativos que, para utilizadores com menor literacia digital, se revelava complexo. Em resposta a esse desafio, o Portal das Matrículas agora disponibilizado passou a permitir a autenticação através do Portal das Finanças e a utilização da Chave Móvel Digital. Por outro lado, passou também a ser possível a submissão de uma matrícula sem recurso a leitura de dados do Cartão do Cidadão. O trabalho conjunto com a segurança social e a saúde permitiu também o acesso automático a informação referente ao escalão de abono de família e ao estado vacinal dos alunos, eliminando a necessidade de submissão dos respetivos comprovativos.

Terminada a primeira fase de matrículas referentes ao pré-escolar e ao 1º ano do ensino básico, os números são reveladores: entre 15 de abril e 19 de junho, foram submetidas online pelos encarregados de educação cerca de 30.000 matrículas, que comparam com cerca de 6.000 no período homólogo do ano anterior. Os números falam por si.

2. Agilizar e simplificar a submissão e gestão de processos de matrícula por parte das escolas.

Apesar da melhoria do acesso dos encarregados de educação, é sabido que as matrículas são ainda maioritariamente efetuadas presencialmente nas secretarias escolares. É uma prática que não se altera por decreto e que resulta do hábito.

Naturalmente, a lentidão na submissão de matrículas verificada em anos anteriores originou pressão nos serviços escolares e descontentamento dos encarregados de educação, que esperavam em longas filas de atendimento. As melhorias técnicas agora implementadas no Portal das Matrículas permitiram ultrapassar estas dificuldades: o processo de submissão foi simplificado e tornado mais célere, ao limitar a necessidade de carregamento de comprovativos por parte das secretarias, assumindo o princípio da responsabilidade e da confiança nos serviços.

Também neste caso os números são reveladores: foram submetidas pelas secretarias escolares este ano cerca de 101.000 matrículas, que comparam com cerca de 113.000 em período homólogo de 2018.

O número global de matrículas submetidas no Portal aumentou. Contudo, o dado relevante é que se verificou uma transferência quase linear de matrículas: decrescendo as matrículas submetidas pelas secretarias praticamente na mesma medida do aumento verificado nas matrículas submetidas pelos encarregados de educação. De resto, está ainda a decorrer o período de renovação de matrículas que, para transferências e anos iniciais de ciclo, tem de ser realizado com recurso ao Portal das Matrículas. Também os números registados já superam os do ano anterior. O balanço final só poderá ser realizado no final de julho.

Para além das matrículas, também nos manuais escolares gratuitos se apostou na facilitação do acesso dos encarregados de educação. Foi lançada, em 2018, a Plataforma MEGA para disponibilização de vouchers que permitem a recolha de manuais junto dos livreiros. Em 2019, o alargamento da medida a todos os anos de escolaridade irá forçosamente aumentar o número de utilizadores da plataforma, que deverá duplicar (aproximando-se de 1 milhão), esperando-se a atribuição de cerca de 8 milhões de vouchers. À complexidade subjacente à extensão a todos os anos de escolaridade, acresce este ano a necessidade de criar mecanismos de gestão e de promoção da reutilização de manuais escolares – aspeto essencial à sustentabilidade desta medida. Assim, na plataforma, foram criadas funcionalidades que permitem às escolas uma melhor gestão da reutilização, como também a monitorização por parte da administração educativa. Essa monitorização far-se-á com a criação de indicadores e rankings de reutilização, que pretendem dotar o processo de maior transparência e motivar escolas e encarregados de educação para a necessidade de reutilização, um compromisso orçamental e também ambiental.

Estes são dois exemplos do trabalho que tem sido desenvolvido. Eventualmente, os que têm maior expressão pública tendo em conta o impacto que têm nas famílias. É um caminho que continuaremos a percorrer com o desenvolvimento e a generalização de projetos conducentes à simplificação do trabalho das escolas, à vida das famílias e a uma maior transparência de processos e monitorização do sistema educativo.

Subdiretora da Direção-geral de Estatísticas da Educação e Ciência

‘Caderno de Apontamentos’ é uma coluna que discute temas relacionados com a Educação, através de um autor convidado.