Profissionais liberais, arquitetos, designers, consultoras, empresas de “marketing” e de tecnologia. Eis os principais utilizadores do InvoiceXpress, um software português de faturação online, certificado pela Autoridade Tributária. Está no mercado há oito anos, através da RUPEAL, uma empresa de tecnologia sedeada em Lisboa e com cerca de 130 funcionários. O InvoiceXpress conta com mais de seis mil clientes – Remax, Fox, Cabify e Fnac são alguns deles. O CEO Rui Pedro Alves, de 38 anos, formado em engenharia informática pelo ISEL (Instituto Superior de Engenharia de Lisboa), defende que a facilidade de utilização do software e a cultura aberta da empresa que dirige têm sido fatores de êxito.

Como nasceu o InvoiceXpress?

Nasceu quando precisei de emitir uma fatura e achei aquilo uma carga de trabalhos. Tinha de fazer download de um programa, mas não havia software de faturação para computadores Macintosh, era preciso instalar o Windows, configurar o software com taxas de IVA, stocks de armazém, etc. E eu só queria emitir uma fatura. A nossa ideia foi criar uma experiência de utilizador muito simples, ao estilo Google. Decidimos avançar e em 2010 lançámos o InvoiceXpress.

Começaram logo “online”?

Sim e foi isso que nos diferenciou. Na altura não havia produtos destes na modalidade Software as a Service (SaaS), em que a pessoa paga uma mensalidade para usufruir de um produto que está sempre atualizado. Neste caso, o conceito aplica-se na perfeição, porque há sempre muitas atualizações da Autoridade Tributária. O utilizador não tem de se preocupar com as mudanças legais, porque o InvoiceXpress está sempre atualizado. É possível experimentar gratuitamente durante 30 dias e normalmente a experiência é tão boa que os nossos clientes querem continuar.

Como é que as pessoas podem começar a utilizar o InvoiceXpress?

Vão a invoicexpress.com, clicam no botão “experimente grátis” e preenchem o nome da empresa e o endereço de “email” e criam uma “password”.  A seguir, clicam em “Criar Nova Factura”, escrevem os dados do cliente e os itens que querem faturar e a fatura está pronta. Depois podem imprimir ou enviar a fatura por mail. O serviço custa entre 4 e 29 euros por mês, dependendo do número de faturas que a pessoa precisa de emitir.

A facilidade de utilização é a característica que os utilizadores mais valorizam?

Sim, porque ao contrário do que se pensa 99% dos empreendedores têm 0% de formação em gestão ou contabilidade e para eles emitir facturas é um mistério. Eu, que estudei engenharia informática, não tinha ideia nenhuma. O InvoiceXpress simplifica o processo e de certa forma toma algumas decisões pelo utilizador, decisões padronizadas. Retirámos o máximo de barreiras para que a fatura seja emitida em segundos. Mas quem tiver dúvidas, pode inscrever-se no nosso curso gratuito de faturação, um curso online em vídeo que criámos.

Têm serviço de apoio ao cliente?

Quem tem dúvidas, pode enviar um email. E nesse aspecto posso dizer que brilhamos, porque normalmente os mails dos clientes são respondidos no prazo máximo de uma hora.

Qual é o mercado do InvoiceXpress?

Temos mais de seis mil clientes e quase todos exercem atividade em Portugal. Desde o início, definimos um nicho de mercado: empresas de serviços que não usem stocks de armazém. Ou seja, freelancers, arquitetos, designers, empresas de marketing, de software, consultoras, etc. É o nicho que melhor servimos. Neste momento, estamos também a explorar outra área, que é a das empresas que emitem milhares de faturas por mês. Por exemplo, a Cabify ou o Observador, que são nossos clientes, pela natureza dos seus negócios online, têm milhares de utilizadores e precisam de emitir milhares de facturas. O que fazemos é automatizar a faturação, sem intervenção humana.

A concorrência é forte?

Neste momento, sim. Quando começámos existiam dois players no mercado português, nós e outra empresa. Hoje são 29, tanto quanto sei.

Qual é o factor diferenciador do InvoiceXpress?

Acima de tudo, a forma como nos relacionamos com os utilizadores, o que é difícil de replicar pelos outros players.
A cultura de empresa que temos aqui, uma cultura aberta, de pessoas que trabalham com gosto, é a forma como tratamos os utilizadores do nosso software. Diretamente em relação ao produto, o que nos diferencia é a simplicidade, a panóplia de plugins para integração com lojas online, a ligação automática à Autoridade Tributária, o facto de podermos emitir facturas em lotes.

A empresa do InvoiceXpress, a RUPEAL, fez 11 anos. Não há muitas empresas de média dimensão que perdurem tanto.

A estatística diz que ao fim do primeiro ano apenas 50% das empresas sobrevivem e 96% desaparecem ao fim de uma década. Em qualquer área, não apenas as empresas tecnológicas. É preciso ter uma psicologia de gladiador para sobreviver. Felizmente, tomámos sempre decisões de longo-prazo que nos permitem estar cá.

Há algum segredo para esse sucesso?

Não há segredos, apenas trabalho, foco, decisões ponderadas e uma coisa que parece paradoxal: aversão ao risco. O que as outras pessoas percepcionam como risco é, na verdade, mitigado pelo empresário. Um empreendedor de sucesso, na minha opinião, tem de dar passos muito bem pensados, com risco muito calculado. Observo que quem tem sucesso arrisca muito pouco, em busca de um retorno muito grande. Se arriscarmos pouco, podemos falhar 10 ou 20 vezes, mas quando acertarmos vamos ter um retorno muito grande e os outros até podem pensar que se arriscou muito. Normalmente, as más decisões começam com boas ideias, mas com enormes margens de risco.

Defende que um gestor deve investir todos os anos em formação. Porquê?

Porque o grande obstáculo de um negócio é o líder desse mesmo negócio. Se o líder não tiver uma mente aberta e uma psicologia alinhada, vai criar estrangulamentos. Se o líder melhorar e estiver em constante aprendizagem, o negócio acompanha-o. É quase uma filosofia de vida, a melhoria constante. Todos os anos gasto milhares de euros em formação, tanto para mim como para os meus colaboradores.

A maior parte dos líderes de negócios tem essa consciência?

Talvez não. Um dos primeiros passos é retirar o ego da equação e para isso temos de reconhecer que não temos todas as respostas, que precisamos de ajuda e de ir buscar exemplos a outros. Hoje fala-se muito em growth hacking, que é uma área muito vasta que nos dá táticas de crescimento. Precisamos de estratégia e de táticas para os diferentes momentos.