Usamo-lo praticamente todos os dias. Está nos nossos computadores, nos nossos telemóveis e, acima de tudo, nas nossas vidas pessoais e profissionais. Estamos a falar do e-mail, essa criatura com que todos temos que lidar, muitas vezes sem saber bem como. Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg, dois altos responsáveis da Google, partilharam com a revista Time nove dicas para usar o e-mail corretamente. Descubra-as.

Responda rapidamente

para facilitar a comunicação.

Ficar horas e horas à espera é uma seca para toda a gente. Por isso, é importante que despache rapidamente o correio que chega até à sua caixa de entrada. Não há desculpas: segundo a Time, até algumas das pessoas mais bem-sucedidas (e ocupadas) arranjam tempo para responder a todos os e-mails. Seja para o parceiro de equipa ou para qualquer outra pessoa. Nem que seja um “Entendido!” ou ‘OK’ para indicar que recebeu e tomou conhecimento da mensagem.

Há, claro, uma vantagem nisto: no meio profissional, por exemplo, é mais provável que seja incluído em discussões importantes e a sua opinião terá valor nas decisões tomadas. No campo pessoal, não responder é como dizer à outra pessoa: “Não gosto de ti, não tenho tempo para te responder e vais ter de esperar mais um bocado pela minha resposta.” Pode não ser a sua intenção, mas é a mensagem que passa.

Escreva de forma clara

porque cada palavra conta.

Quanto menos parlapié, melhor. No correio eletrónico não há lugar para aquela prosa inútil que faz qualquer um bocejar. Cada palavra conta e, por isso, deve escrever com o máximo de clareza e objetividade que conseguir.

Resumir a sua ideia pode exigir mais tempo, é certo. Mas trata-se de uma cortesia: ao escrever mensagens mais compactas e curtas, o destinatário terá de gastar menos tempo para as ler. E isso aumenta a probabilidade de que veja o seu assunto ser tratado rapidamente ou em tempo útil. Acredite: se todos fizerem isto, o mundo do e-mail passará a ser um sítio bem melhor.

Organize a caixa de entrada

é para o seu bem.

Gastar cinco ou dez minutos a limpar a caixa de entrada não é perda de tempo. Antes pelo contrário. Se o fizer com frequência, andará menos tempo a vaguear pelo seu e-mail a tentar encontrar aquela mensagem importante ou a decidir o correio ao qual vai responder primeiro.

A organização nunca fez mal a ninguém. Ah, e outra coisa: quando abre uma mensagem nova, leia-a só até àquele ponto em que percebe se vale ou não a pena continuar a ler. E se for correio importante, faça o que tem a fazer logo no momento — seja responder, encaminhar a mensagem para outra pessoa ou adicionar uma tarefa à sua lista de afazeres, por exemplo.

Último a entrar, primeiro a sair

saiba jogar com o tempo.

É a quarta dica da Time: organize-se através do método Last In, First Out. Felizmente para nós, a maioria das caixas de entrada organiza o correio por ordem decrescente (isto é, as mensagens mais recentes aparecem em primeiro na lista). E isso é bom.

Quando abrir o seu e-mail de manhã, despache o correio a partir da última mensagem que recebeu. A lógica é a seguinte: nas empresas, por exemplo, o correio mais antigo já está a ser tratado por outra pessoa — ou seja, menos uma tarefa para si. Não é preguiça. É saber jogar com o tempo.

Partilhe informação

para que também o façam consigo.

Quando receber um e-mail com informação importante, pergunte-se quem mais poderá ter interesse nela. A Time sugere mesmo que, ao final do dia, pergunte a si mesmo que informação poderia ter encaminhado para outra pessoa e não o fez.

Ao fazê-lo será bem mais provável que os seus colegas passem a partilhar informação também consigo. É dar para depois receber.

BCC só quando é mesmo preciso

está a esconder alguma coisa?

CC e BCC, respetivamente acrónimos de carbon copy e blind carbon copy, são duas funcionalidades presentes em qualquer serviço de correio eletrónico. Use-as quando tiver de enviar um e-mail à pessoa X, mas com o conhecimento das pessoas Y e Z, por exemplo. Estas últimas receberão uma cópia da mensagem, tomando conhecimento do conteúdo da mesma. Mas há diferenças entre ambas. É que ao usar a funcionalidade BCC, nenhum dos destinatários saberá que a mensagem foi enviada para mais do que uma pessoa.

Assim, segundo a Time, deve dar sempre preferência à funcionalidade CC, através da qual os endereços dos destinatários aparecem nas caixas de entrada dos mesmos. Antes de usar a BCC — recorde, cópias anónimas –, pergunte-se sempre porque o vai fazer: estará a querer esconder alguma coisa? Há, no entanto, ocasiões em que pode (e deve) usar o BCC. Por exemplo, ao enviar um e-mail para muitas pessoas que não se conhecem entre elas. Caso contrário, poderá estar a ser pouco transparente.

NÃO GRITE!

na internet é demasiado fácil.

Não é ético e, muito menos, simpático. Escrever frases em maiúsculas na internet é o mesmo que GRITAR na vida real — e isso já devia ser um dado adquirido. Se tiver de gritar com alguém, faça-o cara a cara e não atrás do ecrã. Temos a certeza de que há formas melhores de resolver problemas. E muito mais eficazes, por sinal.

Maiúsculas, só quando tiver mesmo de ser — siglas, início de frases, nomes próprios. Tudo o resto é cobardia e não deve fazer parte da correspondência eletrónica que trocamos uns com os outros.

Agrupe os pedidos numa etiqueta

facilita-lhe muito a vida.

Os principais serviços de e-mail permitem criar etiquetas para agrupar correio. Servem como caixas de entrada separadas, onde entrará todo o correio de um determinado tipo. Há várias formas de usar isso a seu favor. Por exemplo, quando delegar uma tarefa a alguém por e-mail, ponha-se em CC (se não sabe o que é, veja o ponto 6). Receberá uma cópia da mensagem enviada, à qual poderá depois atribuir uma etiqueta “Pedidos”.

Todos os pedidos ficarão assim num único local, facilitando seu trabalho e mantendo o seu e-mail relativamente organizado. Ao fim de um tempo, poderá enviar novo e-mail perguntando algo como “Isto está feito?”, de forma a certificar-se que as tarefas que delegou foram concluídas.

Não perca mais correio

as palavras-chave são suas amigas.

Quantas vezes quis recuperar aquele e-mail importante que lhe enviaram no mês anterior? E quantas vezes não o conseguiu porque a mensagem acabou perdida no meio das pilhas de correspondência que recebe? Pois é. A nona e última dica vai dar-lhe cobertura nisso mesmo.

Naqueles e-mails que sabe poder vir a precisar no futuro, encaminhe-os para o seu endereço e, no corpo, acrescente algumas palavras-chave, ou mesmo uma frase que resuma o conteúdo da mensagem. Será mais fácil encontrar essa mensagem no futuro, procurando pelos termos que acrescentou ao conteúdo.