A existência de canais de denúncia nas empresas e organismos públicos com mais de 50 trabalhadores é obrigatória desde junho, quando entrou em vigor o regime de proteção dos denunciantes, resultante de uma diretiva comunitária. Mas ainda é uma miragem para a maioria das empresas em Portugal.
Conforme escreveu o Observador, o universo abrangido é de 8.312 empresas que, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística, são as médias e grandes empresas existentes em Portugal, que, conforme a definição, terão mais de 50 trabalhadores. Acresce a obrigatoriedade de existência destes canais por parte dos organismos públicos incluindo autarquias (com mais de 50 trabalhadores, que tenham mais de 10 mil habitantes).
Os denunciantes (whisleblowers) — que podem ser funcionários, clientes, fornecedores — ficam, ao abrigo deste regime, com proteção especial, nomeadamente jurídica, em particular se forem funcionários das entidades denunciadas. Para receberem as queixas, as entidades têm de implementar um canal de denúncia que tem de obedecer a um conjunto de regras. Tem de haver na empresa um responsável por este sistema, que tem de garantir a confidencialidade e anonimato dos denunciantes, que têm de ser informados sobre o andamento da queixa (com prazos definidos). Face à complexidade, logo surgiu a comercialização de softwares para ajudar as empresas a implementarem estes canais que, embora possam ser externos, têm de ter internamente responsáveis a olhar para as queixas.
Um dos softwares é o da Whistleblower Software, que entrou em Portugal em 2021. Francisca Costa, country manager para Portugal da empresa com origem dinamarquesa, lamenta que as empresas ainda olhem para a implementação deste canal de denúncia como um custo e não como um investimento. Em conversa com o Observador, Francisca Costa realça que “muitas empresas portuguesas encaram o compliance, por exemplo a implementação de um canal de denúncias, como um custo adicional e não como investimento que vai melhorar o bem estar e segurança dos colaboradores”. Ainda assim, anualmente para as empresas mais pequenas o custo pode chegar aos 960 euros.
A Whistleblower Software é dinamarquesa; veio, por isso, do primeiro país a transpor a diretiva dos denunciantes. Francisca Costa realça que, segundo informações que tem, as empresas na Dinamarca implementaram o canal de denúncia antes da data limite da entrada em vigor da legislação; já em Portugal “as empresas começaram a procurar a plataforma após o deadline“.
O diploma sobre os denunciantes entrou em vigor em Portugal a 18 de junho de 2022, mas nem as empresas tiveram essa data em mente, nem os mecanismos de fiscalizações estavam operacionais. É ao Mecanismo Nacional Anticorrupção que cabe a vigilância da aplicação do diploma, a instauração de processos de contra-ordenação e aplicação de coimas. Um organismo que demorou a sair do papel, e que só começou a funcionar em novembro.
“Se calhar o nível de maturidade ainda não está muito avançado. Sentimos que há empresas que sabem que têm de fazer essa implementação, mas há muitas que se estão a questionar sobre o que se está a passar”, salienta Francisca Costa, para explicar que há algum atraso na tomada de consciência sobre a exigência da nova lei que se aplica a entidades com mais de 50 trabalhadores.
A implementação do canal de denúncia requer a existência de um formulário e de um processo de tratamento das queixas. Além das necessidades tecnológicas as entidades têm de pensar nas necessidades jurídicas. A Whistleblower Software trabalha a parte técnica, explica Francisca Costa, que acrescenta que além da implementação da plataforma “é extremamente importante o incentivo à sua eficiente utilização”, pelo que no caso dos seus clientes a empresa dinamarquesa apoia nessa implementação e na comunicação interna. “Não interessa ter um canal implementado se depois não é utilizado de forma correta” e, por isso, “fazemos a implementação e damos suporte contínuo”.
Apesar disso, a Whistleblower Software tem algumas parcerias com sociedades de advogados em Portugal para estas assessorarem os clientes.
Uma utilização fácil e os dados na União Europeia
Com a lei chegaram ao mercado várias empresas de software com plataformas de denúncia para vender. “São muitas a oferecer este tipo de serviço”, admite Francisca Costa que puxa a brasa à sua sardinha: “Nem todas 100% compliance com questões de segurança e controlos de acesso”. E há muitas empresas a tentar desenvolver internamente estes mecanismos, mas a gestora alerta para os riscos dessa internalização: há pessoas na empresa que ficarão com acesso às denúncias que se requerem anónimas e confidenciais.
Fonte: Site da Câmara Municipal de Paredes
Assegura, assim, que a plataforma da sua empresa é segura, acessível e de fácil utilização, quer para o denunciante, quer para quem tratará das queixas. A Whistleblower Software está focada neste serviço. “Queremos que seja super intuitivo para o denunciante e para as empresas e para as pessoas envolvidas no processo de gestão de denúncia”.
A Whistleblower Software já implementou a plataforma em cerca de 250 entidades públicas e privadas, nomeadamente municípios — Paredes, Loulé, Lagos, entre outros. Mas há empresas privadas no seu portefólio de clientes, como é o caso da ANA – Aeroportos de Portugal.
A implementação em Portugal ainda é recente, mas Francisca Costa dá um número estatístico relevante: quando há implementação de um canal de denúncia o número de casos aumenta 0,3 denúncias em cada 100 colaboradores. As cinco principais categorias de denúncias são o assédio sexual, a fraude, o conflito de interesses, o suborno e o bullying.
A Whistleblower Software garante que todos os dados são guardados nos seus servidores e não dos da entidade que implementa o canal — para que não sejam comprometidos internamente. Os servidores, garante Francisca Costa, estão na União Europeia. “A segurança é uma top priority para nós”, assegura a gestora, que garante que os dados são encriptados. “Nem nós temos acesso aos dados dos clientes e dos canais de denúncia”.
Tudo começa numa denúncia
O processo começa… numa denúncia. O canal de denúncia estará no site da entidade. Ao clicar-se nesse acesso passa-se para o site da plataforma, neste caso da Whistleblower Software, que pede que se inscreva o assunto, se a denúncia é confidencial ou anónima (nem sequer se sabe quem é o denunciante), a categoria da denúncia (parametrizável pela entidade), tendo de ser respondidas uma série de questões. Tudo é customizável para maior adequação à atividade da entidade sobre a qual se está a fazer a queixa. Há a possibilidade de se enviar ficheiros, cujos metadados são automaticamente removidos.
Depois de submetida a queixa, há o seu envio a quem tem acesso na entidade denunciada. O controlo de acesso é definido antecipadamente, e deve ser restrito “para que não seja qualquer pessoa a ter acesso à denúncia e para garantir a integridade e confidencialidade do denunciante”. O comité de denunciantes é o designado a receber as queixas, mas a entidade que implementa o canal pode definir que mesmo dentro desse grupo, para certas denúncias, determinadas pessoas não as receberão. Os parâmetros são definidos pela entidade que implementa o canal.
Quando entra a denúncia, os membros do comité ou os definidos para a receber serão alertados de nova queixa para que possa de imediato ser enviada uma primeira notificação ao queixoso a dizer que a denúncia foi recebida. Segundo a lei, têm sete dias para fazer essa notificação ao queixoso. Os prazos serão também geridos pela plataforma.
Fonte: Whistleblower Software
Segundo a lei, as entidades têm de notificar em sete dias o denunciante da “receção da denúncia e informam-no, de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa”. Nesse seguimento, “as entidades obrigadas praticam os atos internos adequados à verificação das alegações aí contidas e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, inclusive através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação a autoridade competente para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da União Europeia”. Requer-se depois que as entidades comuniquem aos denunciantes “as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia”. O denunciante, a qualquer momento, pode pedir que lhe comuniquem o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão”. Com a plataforma, o denunciante recebe uma password de acesso para verificar o processo.
A entidade que implementa o canal tem disponível, neste caso da Whistleblower Software, um centro de dados (dashboard) com todas as ocorrências e prazos, com um painel estatístico sobre os casos. O caminho ainda é longo. A legislação está em vigor e há um universo de oito mil entidades que terá de instalar o canal de denúncia.
