Novas formas de pensar e de trabalhar emergem, felizmente, na indústria competitiva dos  eventos – que se prevê mais exponencial que nunca. A Inteligência Artificial (IA) ganha um  novo ímpeto, tornando-se personagem principal da ação, proporcionando a todos os  atores deste filme novas formas de planear, executar e avaliar os seus eventos,  independentemente da sua tipologia. Desde a personalização da experiência dos  participantes até à otimização do processo logístico ou à análise de dados em tempo real,  esta nova máquina – sim, literalmente máquina, tem-se tornado essencial para os event  managers que procuram oferecer algo diferenciador e proporcionar experiências únicas e  memoráveis nos seus eventos.

Mas será que existe a preocupação de a máquina vir substituir o Homem? Será que as  novas gerações de líderes estão mais recetivas a esta mudança?

Particularmente, este tema tem de ser visto numa lógica de complementaridade e nunca  de substituição, até porque a presença da essência humana, aquilo que nos distingue  verdadeiramente de automatismos, ainda não é uma capacidade que seja dotada de IA  como nos recorda o mais recente filme da JLO – Atlas. Ainda estamos francamente no início  desta nova Era, e, dado o crescimento súbito da temática, creio que daqui a cinco anos o  que nos parece hoje bastante distante (e até um disparate!) será uma realidade bem  presente. No entanto, para os nativos digitais da indústria, para quem a integração da tecnologia  sempre fez parte das suas vivências, não há preocupação na mudança, mas sim  recetividade e ânsia em querer transformar a forma como são concebidos os eventos, com  foco na inovação, criatividade e personalização da experiência. E estes, estão mais  alinhados do que nunca!

O recurso a esta poderosa ferramenta tecnológica, pretende ajudar os profissionais da  indústria a perceber melhor os interesses e comportamentos dos participantes dos  eventos, e bem aplicada, traduzir-se-á num maior engagement, numa operação logística  mais eficiente e parametrizada e numa análise de dados mais detalhada e assertiva. Mas  vamos explorá-la!

Ao nível da personalização e do engagement (envolvimento e compromisso = sucesso),  os sistemas de recompensa – baseados em algoritmos, são uma excelente forma de  analisar as preferências do consumidor, os seus hábitos e tendências, propondo assim  atividades que vão de encontro ao perfil do utilizador. Por exemplo, os organizadores de um  congresso médico podem através deste método, on time, recomendar aos seus  utilizadores, workshops com base em tópicos que o participante demonstrou interesse ao  longo do dia, melhorando desta forma o seu envolvimento no evento. Já os chatboots,  permitem responder instantaneamente a questões que são levantadas pelos utilizadores,  o que melhora a experiência do usuário e liberta os organizadores do evento para tratarem  de outras questões que vão surgindo ao longo do dia (the show must go on!). 

Quanto à operação e logística, a AI assume ainda um papel crucial desde a planificação  até à execução. Esta ferramenta permite não só prever o nível de inscrições prévias nos  eventos como ajudar na gestão de capacidades, ao permitir que os event managers se sintam mais confortáveis ao fornecer dados a fornecedores como o número de inscritos  versus catering e ajustar o máximo possível às necessidades reais do evento, de uma forma  mais sustentável. A automação das tarefas como a acreditação dos participantes também  se torna mais simples com este recurso, reduzindo significativamente a subcarga de  trabalho das equipas e os custos operacionais envolvidos no evento.

Outro ponto não menos importante é a análise de dados e feedback. A recolha dos dados  on time permite trazer insights valiosos ao momento, facilitando assim o trabalho dos  profissionais de eventos. Esta análise pode ser realizada ao nível emocional através de  interações de satisfação/insatisfação reais que permitem ajustes imediatos no evento, se  necessário. Com base na melhoria contínua, a análise do debrief também se torna um  ponto essencial para estudar um grande volume de dados, identificar tendências, avaliar o  retorno sobre o investimento (ROI) e planear eventos futuros. Esta análise pode, e deve,  também, ser estendida às redes sociais que é onde estão centrados, atualmente, todos os  holofotes.

De referir que a IA tem sido adotada em diferentes eventos e indústrias um pouco por todo  o mundo e dois dos casos de maior sucesso são a Web Summit em Portugal e o Consumer  Electronics Show em Las Vegas, que integram esta ferramenta e incluem palestras,  workshops e exposições sobre as mais recentes inovações em IA.

Contudo, apesar das vantagens evidentes que a IA traz hoje para o mundo dos eventos  nacionais e internacionais, também são claros os desafios e as preocupações do recurso  a esta tecnologia. São tema a privacidade e segurança dos dados pessoais – uma vez que  devem estar em conformidade com as políticas de RGPD, a desigualdade de acesso às  ferramentas digitais – ainda existe uma boa parte da população que não tem acesso a  dispositivos, a confiança na utilização desta ferramenta – sabendo que os participantes  devem estar cientes da sua utilização e optar ou não por compartilhar os seus dados online e por fim, a desumanização dos processos – quando num check-in é possível trocar um  sorriso humano por um robô (na minha opinião, há coisas que não se trocam!).

Num futuro próximo, prevejo que a IA continue a ser palco, se funda cada vez mais com a  organização de eventos e que ofereça momentos ainda mais especiais, personalizados e  eficientes, facilitando quer o trabalho dos organizadores quer a experiência dos  participantes. Julgo que outras tecnologias emergentes como a realidade virtual ou a  realidade aumentada, combinadas com a IA, vão permitir aos utilizadores interagirem de  uma forma nunca antes vista, trabalhando em simbiose com a vertente humana  emocional. O futuro dos eventos é promissor e o sucesso desta história está em alcançar  o equilíbrio entre a tecnologia e a essência humana. Sem romantizar, de mãos dadas vão  viver felizes para sempre. The end. 

O Observador associa-se à comunidade PortugueseWomeninTech para dar voz às mulheres que compõem o ecossistema tecnológico português. O artigo representa a opinião pessoal do autor enquadrada nos valores da comunidade.