Medir o retorno sobre investimento (ROI) de uma formação é essencial para avaliar a sua eficácia e o impacto e, assim, justificar os custos associados. Podes seguir algumas etapas e métodos para calcular o ROI de um programa de formação. No entanto, e pensa desde início, é sempre complexo teres um ROI exato como medida do retorno do investimento mas melhorias em áreas e dimensões atacadas pela formação e que sejam interessantes no médio prazo, induzindo mudanças mais profundas. Nem sempre o ROI de uma formação se mede em números, mas, antes, em clima organizacional, relacionamento interpessoal, salário e segurança psicológicos, gosto pela merca e o vestir mais a camisola, entre outros.

1. Define Objetivos Claros:

Antes de iniciar a formação torna-se fundamental definires objetivos claros e alguns mensuráveis. Esses objetivos podem incluir aumento de produtividade (não esquecer que produtividade é um rácio output/input), melhoria na qualidade do trabalho, redução de erros, aumento da satisfação do cliente, melhor clima organizacional, entre vários. Estes objetivos devem estar alinhados com os objetivos mais amplos da empresa. Se não tens como os medir usa uma escala de Likert e pergunta-os 360º à empresa, formandos, liderados pelos formandos, líderes dos formandos.

2. Recolhe Dados Iniciais:

Antes do início da formação tens de ter um baseline. Isso pode incluir indicadores de desempenho, resultados de avaliações de competência, registos de vendas, custos operacionais, entre outros. Mas deve incluir um survey aos liderados sobre as suas lideranças e às lideranças sobre os seus liderados. E este survey, feito inicialmente, deve ser aplicado novamente 2-3 meses pós-formação. O gap entre final e inicial para grupos de respondentes dá-te uma boa medida do impacto. Mas é isso o ROI? Ainda não. Ou estarás a caminhar para um ROI indireto.

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3. Acompanha e Avalia:

Após a formação, acompanha os mesmos indicadores que foram medidos antes da formação. Além disso, considera realizar avaliações de desempenho, avaliações de satisfação e testes de competências para avaliar o impacto direto da formação nos participantes. Não há perguntas certas e erradas. Nem há questões que não se façam. Mas há formas certas e erradas de perguntar. O principal é que não sejam apenas qualitativas e possas, nas qualitativas, transformá-las em quantitativas usando uma escala de Likert.

4. Calcula o ROI:

O cálculo do ROI direto é realizado comparando os benefícios obtidos com os custos associados à formação. A fórmula básica do ROI é:

ROI = [Ganho obtido com a formação – Custo da formação] / [Custo da formação] x 100

Sendo:

Ganho obtido com a formação: Aumento de receita, redução de custos, melhoria na produtividade e muitos outros que possam ser quantificáveis. Mas podes também incluir dimensões como diminuição de queixas, e.g.: (queixas iniciais – queixas finais) / (queixas finais) x 100, diminuição do absentismo, acréscimo de proatividade, presenças em eventos corporativos, partilha de atividades da empresa em redes sociais, entre outros, mas sempre na mesma linha de raciocínio. Os ganhos devem traduzir-se num blend entre valores e avaliações ex-ante e ex-post sempre e quando atacados/abordados pela formação. Pensa no que queres medir ou avaliar antes da formação e mede ou avalia antes e depois. E avalia nos formandos, nas pessoas que lideram esses formandos e nas pessoas que são lideradas por esses formandos. E faz o mesmo 2-3 meses pós formação. Isto implica, nas avaliações mais complexas e de impacto, que faças um survey antes e um depois da formação a grupos diferentes.

Custo da formação: Deve incluir todos os gastos relacionados com o programa, como custos de materiais, tempo dos formadores, tempo das pessoas durante a formação, e por aí fora. Em contrapartida, há também o custo de oportunidade de não levar a cabo a formação. E isso levaria a questões bastante mais complexas.

5. Analisa Qualitativamente:

Além da quantificação, considera também o impacto qualitativo da formação. Isso pode incluir melhorias na cultura da empresa, aumento na satisfação dos colaboradores, melhor retenção de talentos, reforço das competências de liderança, entre vários outros. Importante traduzires isto mesmo em valores (também) pelo que é essencial usares, nas avaliações, escalas de Likert para perguntares antes e depois da formação aos mesmos interlocutores para poderes ter uma perceção dos gaps.

6. Obtém feedback dos participantes:

O feedback direto dos participantes pode fornecer insights sobre a eficácia da formação e áreas para melhoria. Focus groups podem ser ferramentas úteis para essa finalidade.

7. Ajusta Continuamente:

Usa os dados coligidos para fazer ajustes contínuos no programa de formação se o continuares para futuro, melhorando assim sua eficácia e o ROI ao longo do tempo.

Ao seguir essas etapas, terás uma visão clara do impacto da formação e ajustarás as aproximações que te parecem mais lógicas e conforme necessário para maximizar o retorno sobre o investimento.

Disclaimer: é virtualmente impossível medir de uma forma direta, e estrito senso, o ROI da formação. Seria possível numa equipa de vendas se se quisesse apenas aumentar a faturação antes e pós-formação. Ou se estivéssemos a falar num programa de redução de custos. Nos demais casos, o recurso a surveys 360 e à medição dos gaps entre o antes e depois dará sempre os resultados mais interessantes, bem como o uso de aproximações qualitativas como focus groups, sendo que o ROI é muito mais um ROI indireto do que direto à faturação ou aos custos. Sobretudo quando estamos a falar de temas comportamentais.