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Provavelmente nunca como hoje se fizeram tantas reuniões online. Muitas destas reuniões têm uma forte componente de negociação, seja com clientes externos seja com clientes internos. No entanto, será que a única adaptação que temos que fazer quando passamos duma negociação presencial para uma negociação virtual é apenas tecnológica? Não haverá outro desafio para além de percebermos como usar a tecnologia?

A resposta é um claro “Sim!”.  A mudança de meio de comunicação traz um enorme desafio comportamental, a tecnologia tem impactos na forma como percecionamos os outros. No caso específico da negociação estes impactos são notórios e têm vindo a ser estudados por inúmeros investigadores. Por exemplo, quando se compara uma negociação que decorre exclusivamente por e-mail com a mesma negociação que decorre presencialmente, no primeiro caso a negociação tende a ser mais competitiva e menos criadora de valor. Uma das razões pode ser a maior dificuldade em criar uma relação baseada na confiança mútua quando a comunicação é exclusivamente por e-mail. A comunicação não-verbal fica extremamente limitada, aspetos tão relevantes como a expressão facial, o tom de voz ou os gestos, estão ausentes num e-mail. É verdade que se tenta compensar isto com emoticons, emojis, tipo de letra, mas nada disto consegue ter a riqueza da comunicação não-verbal.

No entanto, negociações através de reuniões online parecem eliminar as limitações do e-mail: temos imagem e som, logo é praticamente o mesmo que uma conversa presencial. Infelizmente não é assim. Apesar de termos imagem, normalmente só vemos o rosto e parte do tronco da outra pessoa, o que pode impossibilitar perceber a totalidade da sua linguagem corporal. Por outro lado, o contacto visual tende a perder-se, o que numa negociação pode ser tão importante para o reforçar da confiança. Quando a outra pessoa olha para o lado, podemos pensar que não gostou da nossa proposta, quando de facto está apenas a olhar para o telemóvel ou para a gata que teima em saltar para cima da mesa…

Para além disto, a conexão pode não ser a melhor, a imagem estar desfocada, o som ficar distorcido. Para já não falar de questões de segurança ou de pessoas que podem estar a assistir à negociação sem de tal nos apercebermos (semelhante a telefonarmos para alguém que vai a conduzir e fala connosco em alta voz sem nos avisar que estão outras pessoas no carro…).

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Face a tudo isto, o que podemos fazer para negociarmos melhor?

  • Não se aproxime demasiado da câmara, limite os gestos ao tamanho do écran, não faça multitasking;
  • Use um fundo neutro e profissional (p.e., uma imagem com o logo da sua empresa), vista-se apropriadamente e evite interrupções de terceiros (cônjuges, filhos, animais de estimação,);
  • Inicie a conversa com um tom um pouco mais pessoal, pergunte como está a outra pessoa e como está tudo a correr no local onde vive/trabalha;
  • Perceba que a empresa com quem está a negociar estará provavelmente a viver um momento difícil, seja flexível e mostre compreensão;
  • Escute para realmente perceber os problemas, dificuldades e necessidades da outra parte, faça perguntas abertas e não tire conclusões apressadas;
  • Faça propostas para ganho mútuo, não aproveite fragilidades conjunturais da outra parte, é nos momentos difíceis que as relações de cooperação se reforçam;

Em conclusão, perceba os impactos comportamentais da tecnologia e adapte a sua estratégia negocial ao meio de comunicação. Desta forma, negociar online será uma oportunidade para conseguir acordos win-win, o que é o objetivo de qualquer negociação.