O maior desafio de todos nós, ainda mais neste dias de “nova normalidade”, como ouvimos os jornalistas a repetir constantemente, é priorizar, escolher… Concordam?

Basta pensar um pouco, no dia de amanhã e nas tarefas rotineiras, e percebemos que estas já não são as mesmas de há três meses, com certeza … Acordar, preparar os filhos, preparar-nos, as lancheiras, levar filhos para as escolas, adiantar algo para almoço ou jantar… Será que falta mais alguma coisa? Pensamos: será que está tudo encaminhado para hoje? E, sair para o trabalho! Este era o meu início “normal” do dia há uns meses. As prioridades já estavam tão automatizadas que nem pensávamos nelas.

Desde que esta pandemia apareceu que todos nós — ou pelo menos eu — tivemos de rever os nossos afazeres e definir novas prioridades. Este enorme problema trouxe mais atividades ao nosso dia-a-dia. Mas por onde começar? Vou enumerar-vos alguns dos desafios da minha lista de coisas que agora “normalmente” tenho a fazer:

● Preparar todas as refeições: pequeno-almoço, almoço, lanche e jantar;
● Ir às compras;
● Teletrabalho, para mim;
● Telescola, para a filha mais velha (e dar-lhe algum apoio);
● Ensinar filho mais novo (não tem sessões online, somente fichas e escola na TV) e enviar trabalhos feitos
para a plataforma “Classroom”;
● Apoiar e ajudar o meu marido (devido a problema de saúde);
● Limpezas;
● Telefonar à mãe e ajudar no que precisar;
● “Surpresas” que aparecem — como ter problemas de internet quando estamos a 100% em teletrabalho;
● E a lista continua.

Tendo uma lista semelhante a esta, como se define prioridades para o dia-a-dia, para a semana ou até para o mês? E como se mantém a produtividade estando em teletrabalho e ser mãe, professora, tratar dos afazeres da casa e todas as outras coisas?

A empresa onde trabalho segue uma regra: a regra dos 80/20, em que a ideia base é “80% das consequênciass advêm de 20% das causas”. Por exemplo, existe um estudo na área da qualidade de software, onde a minha categoria profissional se encaixa, realizado pela Microsoft que verificou que, ao corrigir os primeiros 20% dos bugs mais reportados, 80% dos erros num dado sistema seriam eliminados, interessante não é?

Esta regra, também conhecida pelo Princípio de Pareto, é usado em muitas áreas. Podem encontrar mais informação aqui ou aqui.

E porque estou aqui a referir este princípio e a relacioná-lo com a “nova normalidade”? Bem, se analisarmos de forma detalhada como gastamos o tempo no nosso dia-a-dia, este princípio conclui que 20% das nossas atividades gastam 80% do nosso tempo.

Um colega da empresa onde trabalho (nosso VP of People Operations), sugere que sempre que temos um grande problema, devemos realizar o seguinte: “Break problems into small parts, stack, rank them, establish a timeline, and execute the solution!”

Como podemos aplicar esta sugestão às atividades que precisamos de realizar para aumentar a nossa produtividade? Analisando e Priorizando — constantemente!

Tendo uma lista de tópicos em mente, devemos ordená-la, estabelecer datas — de entrega ou de urgência — e tempo necessário para a sua realização. Depois, devemos começar por tratar os pontos mais importantes — os tais 20%. Mas não nos devemos prender a esta lista, devemos voltar a priorizar várias vezes, repetindo a repriorização sempre que realizamos uma entrega de um tópico ou quando a prioridade/urgência muda — muitas vezes isto é feito diariamente para mim.

Um simples exemplo: tinha como prioridade para hoje ir às compras (prioridade definida no final do dia de ontem), mas como estou com sem serviço de internet e em teletrabalho e filhos em “telescola”, o ponto “ir às compras” desceu de prioridade, pois existem novas prioridades para hoje.

Este método traz-nos uma eficiência incrível, fazendo com que se consiga entregar sempre algo e não se minimize a perda de oportunidades! E como estou a realizar esta análise e priorização? Perguntam vocês. Não tenho nenhum superpoder. Aliás, eu sou por natureza, autocrítica e perfeccionista, o que nesta “nova normalidade” não ajuda mesmo nada.

Uso o princípio dos 80/20 sempre que consigo no meu dia-a-dia, analisando o meu tempo e priorizando as actividades do dia. Tento criar ‘momentos de focus’ para as diferentes áreas — estudos, teletrabalho, compras e actividades associadas à casa — claro que com crianças existe uma imprevisão enorme que pode estragar um dia (ou dias), mas volto ao plano assim que possível :).

Se avaliarmos onde consumimos o nosso tempo, conseguimos ver que existem vários momentos do dia em que não estamos a ser produtivos. Muitas vezes assumimos que pequenas distrações consomem apenas uma parte do nosso dia… Na verdade, somando todas elas ao fim de um dia, percebemos que o tempo que ficamos disponível é muito menor.

A minha humilde sugestão é que, sempre que nos sentirmos perdidos no que temos a fazer de  seguida ou nem sequer sabemos por onde começar, lembremo-nos do princípio dos 80/20. Priorizar e atacar o que é mais prioritário — os 20% — e estaremos a resolver 80% dos problemas. Por isso, o meu desafio é “Priorizar Sempre” em tudo o que fazemos e somos!

Sandra Rodrigues é formada em pós-graduação em Sistemas Móveis pela Universidade do Minho. Passou por algumas empresas de IT, inicialmente como software developer, mudando para software development engineer in test em 2008 numa pequena subsidiária da Microsoft — MobiComp — que a fez dar o passo para a área de qualidade de software a partir daí. Trabalhou com Quality Assurance Analyst em empresas como Farfetch e Blip, estando actualmente como Lead Quality Owner na OutSystems desde Maio/2017 com a principal missão “drive our quality culture in order to accelerate the delivery of a high-value product to customers”.

O Observador associa-se à comunidade Portuguese Women in Tech para dar voz às mulheres que compõe o ecossistema tecnológico português. O artigo representa a opinião pessoal do autor enquadrada nos valores da comunidade.