Não estou a falar apenas sobre como delegar (embora esse também seja um conceito com o qual muitos líderes lutam). Estou a falar sobre como mudar a mentalidade para adotar uma abordagem focada, identificando os teus limites e mantendo tarefas não essenciais fora da tua “to do list” desde o início.

Muitos gestores podem ter chegado onde estão dizendo sim a oportunidades e esforçando-se constantemente para fazer mais, mas quando são responsáveis por outros, precisam aprender as paradoxais nuances de como dizer não.

Olhar atento, pois, sobre algumas perceções sobre como podes melhorar o teu foco de liderança – sabendo quando dizer não à “to do list”.

A importância de dizer não

Os líderes não podem fazer tudo. Todos nós temos as mesmas 24 horas num dia, e o tempo dos líderes torna-se mais escasso e mais valioso à medida que sobem de posição. Enquanto líderes, devem ter o foco suficiente para saberem quando e porque não podem alcançar tudo. O que precisam fazer é, pois, focarem-se nas atividades de maior valor e eliminar o resto. Quando o fazem podem alcançar quase tudo.

Muitas vezes, na vida quotidiana, quando dizes que estás “ocupado”, estás realmente desfocado, estás a ser ineficiente e ineficaz. Os teus calendários podem estar cheios de reuniões, mas não estás a progredir em direção aos teus objetivos mais importantes.

Líderes focados não valorizam a ocupação pela ocupação. Em vez disso, focam o seu dia nas atividades certas que são mais essenciais para os seus projetos e para o sucesso das suas equipas.

Isso muitas vezes significa dizer não às pessoas, o que pode ser difícil. Mas o verdadeiro foco requer transparência e comunicação honesta. Não tenhas medo de dizer não a uma reunião ou de recusar liderar um novo projeto. Isso não te tornará menos capaz. Em vez disso protege o teu tempo e reserva espaço na tua agenda.

Aplica estes 4 D’s à tua liderança

O primeiro passo para eliminares atividades não essenciais e aumentares a tua produtividade como líder é transformares a tua lista de afazeres. Usa uma framework chamada “quatro Ds” (Delegate, Drop, Defer, Do):

Delegate
Quem mais na tua equipa pode fazer esta tarefa ou liderar este projeto? Líderes focados não tentam fazer tudo sozinhos; procuram criar oportunidades para outros e desenhar um fluxo de trabalho mais suave envolvendo equipas mais amplas.

Drop
Quais os itens que simplesmente precisas deixar cair da tua lista de tarefas? Pensa rigorosamente. Pergunta a ti mesmo: a) Estou realmente animado para participar de todas estas reuniões recorrentes, ou algumas delas estão lá apenas por hábito e rotina? b) Quais os projetos que têm bom ritmo e quais os que se estão a arrastar? c) Quais as iniciativas que estão no caminho certo e quais as que estão em falta para apoiares a tua equipa de gestão?

Saberes quais os projetos a deixar cair, quais as iniciativas a cancelar e quais os produtos e serviços a descontinuar é mais importante, por vezes, do que escolher o projeto certo onde nos devemos apoiar. Se achas, enquanto líder, que um projeto não vale o teu tempo, provavelmente também não vale os recursos da empresa.

Defer
Quais os itens mais valiosos, mas que não são urgentes em termos de tempo? Dá-te a permissão para parar de pensar nesses projetos por um tempo e, então, voltar a revisitá-los num futuro.

Do
Quais tarefas e projetos que tu, e somente tu, precisas fazer? Espera-se que essa lista de itens “Do” tenha ficado muito mais curta depois de trabalhares nos três primeiros “Ds”.

A mudanças para uma mentalidade focada que melhoram o teu drive

Junto com a transformação da tua lista de afazeres (e tornando-a mais curta e mais focada), o foco pode dar energia à gestão das tuas atividades e torna-se urgente. Usa três mudanças na mentalidade sobre liderança para reformulares o teu foco:

Muda de “temos que” fazer estas coisas para “escolhemos” fazer estas coisas. A liderança focada significa ser deliberado e consciente. Escolhe gastar o teu tempo e energia onde fazes grandes diferenças;

Muda de “tudo é importante” para “apenas algumas coisas são realmente importantes”. Aplica Pareto: 80% dos resultados vêm de 20% das atividades. Foca-te. Não cries ruído onde ele não existe. Mantém-te disciplinado e focado no essencial;

Muda de “eu posso fazer tudo” para “eu posso fazer quase tudo — mas não tudo”. Ninguém pode “fazer tudo”. Líderes focados conhecem os seus limites. Ao criares limites e estruturas saudáveis dás à tua equipa um senso de foco e disciplina muito necessário que ajuda a tornar todos mais produtivos e inovadores.
Se desejas realizar mais como líder, o teu objetivo final deve ser fazer menos trabalho por ti mesmo para desbloqueares o potencial da tua equipa para fazer mais como equipa.

Quando os líderes param de fazer as coisas que não os aproximam de seus objetivos e adotam uma mentalidade focada, é quando mais podem acrescentar valor real e alcançar resultados incríveis para todos nas suas equipas.

*Nota: inspirado num texto de Urs Koening da Fast Company. Embora Urs use a expressão líder humilde, na minha opinião do que estamos a falar é de líder focado.