Não é preciso fazer um exercício de memória muito grande. Pode trabalhar no melhor sítio do mundo, pode adorar o seu patrão e os seus colegas mas seguramente já teve em reuniões onde passou por todos os planetas, mas não chegou a aterrar naquela sala. Por não ter tido tempo para ler o relatório que se ia discutir, pela irritação provocada pelo tempo todo que ia perder enquanto a pilha de trabalho se acumula em cima da secretária. E é verdade: uma reunião pode ser uma perda de tempo para si. Mas, já agora, pode ter também elevados custos para a sua empresa.

O diretor financeiro da empresa Nest, Tony Fadell chegou à conclusão de que esses custos podem atingir numa reunião os 50 a 100 dólares por empregado, conta o site Quartz.

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As contas não parecem difíceis de fazer: ver o tempo que se ocupa com a reunião, multiplicar pelo vencimento à hora. Mas Tony Fadell faz contas a outros fatores, porque o antes e o depois da reunião também têm consequências nos cofres da empresa. Tem que haver preparação da reunião, muitas vezes são envolvidas nessa preparação trabalhadores que nem vão estar presentes. A seguir à reunião podem vir as reuniões adicionais para alinhar pormenores, passar informação a outros colegas de trabalho que não estiveram presentes.

A empresa Bain&Company chegou à conclusão, num recente estudo, de que uma reunião semanal pode significar 300 horas de trabalho extra e 15% do tempo de uma empresa. Acrescenta ainda que um executivo sénior passa em média dois dias da semana em reuniões.

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Tony Fadell deixa os conselhos para evitar perdas. São três:

  • Alertar a equipa para os custos da reunião
  • Dizer ainda que a preparação é inevitável
  • Deixar de fora as pessoas que estiverem mal preparadas