Lidar com a caixa de correio eletrónico pode ser um verdadeiro desafio, sobretudo se o seu emprego o obrigar a estar permanentemente contactável. Há quem perca horas intermináveis atulhado em correspondência virtual e há quem simplesmente desligue e desista de ler todos os emails.

O World Economic Forum, em parceria com a Business Insider, revelou as estratégias usadas por alguns dos líderes empresariais mais influentes do mundo, como Tim Cook, diretor executivo da Apple, Eric Schmidt, presidente da Google, ou Bill Gates, cofundador da Microsoft, para responder às dezenas – por vezes, centenas – de emails que chegam todos os dias. E há estratégias para todos os gostos: desde colocar “ninjas” a tratar de tudo ou, simplesmente, começar do zero e admiti-lo publicamente.

1. Tim Cook e Kara Goldin. “Acordar cedo e cedo erguer dá saúde” e tempo para responder a todos os emails…

O diretor executivo da Apple não tem rodeios em assumir-se como um verdadeiro workaholic. Em 2014, numa entrevista à ABC, Tim Cook revelou que acordava todos os dias às 3h45 da manhã para ter tempo de ler os mais de 700 emails que recebe todos os dias.

Uma estratégia também usada por Kara Goldin, diretora executiva da Hint Water. Em entrevista à Business Insider, Goldin revelou que acorda todos os dias às 5h30 da manhã para ler os emails. E explicou porquê: “Ao fazer isso, tenho a compreensão clara do que as próximas 12 horas me vão trazer e quais serão as minhas prioridades assim que chegar ao escritório”.

2. Bill Gates. Ler alguns de manhã, deixar o resto para o final do dia

Ao contrário de Tim Cook, Bill Gates tem bastante mais tempo para gerir e limpar a caixa de correio. Em 2013, em entrevista à Today, o filantropo revelou que recebia “apenas” 40 a 50 emails por dia – um número ainda assim significativo para o comum dos mortais.

Por isso, o cofundador da Microsoft opta por ler alguma correspondência durante o dia e deixa alguma para a noite. Mas atenção: esta estratégia cai por terra se se esquecer de ler os emails que deixou para depois.

3. Eric Schmidt. Responder rápido a todos os emails

Regra número 1 do diretor executivo da Google: responder a todos os emails. Regra número 2: responder rápido. No livro “How Google Works” (em português, Como Funciona a Google), Eric Schmidt explicou que os “melhores – e mais ocupados” empresários do mundo são conhecidos por responder rápido à correspondência. Mesmo que a resposta seja “recebi [o email]”, a comunicação rápida e permanente ajuda a reforçar laços entre funcionários e a dar uma imagem de competência à empresa.

4. Tony Hsieh. Contratar uma equipa de “ninjas”

Esta é talvez a estratégia mais surpreendente. De acordo com um utilizador do Quora, um site de perguntas e repostas, Tony Hsieh terá revelado que tem ao seu dispor um pequeno exército de “ninjas” – como são conhecidos dentro da empresa – que tratam da correspondência que chega à Zappos, uma das maiores companhias do mundo de venda de roupa e calçado online.

5. Arianna Huffington. A regra dos três “nãos” – dar prioridade é a família

Não ler emails meia hora antes de dormir; não ler emails logo depois de acordar; e não ler emails durante o tempo que passa com as crianças.

Habituada a viver sob grande pressão e numa correria desenfreada, Arianna Huffington, cofundadora do jornal Huffington Post, acabou por se dar conta que estava a perder a sua família ao mesmo ritmo que se ligava cada vez mais ao resto do mundo. Foi isso que revelou no livro “Thrive” e que ajudou a definir a regra dos três “nãos”.

“A última vez que a minha mãe se zangou comigo antes de morrer foi quando me viu a ler o meu email ao mesmo tempo que falava com as minhas crianças. [Às vezes], estar ligado de uma forma superficial com o resto do mundo, pode impedir-nos de estar profundamente conectados com os que nos são mais próximos – incluindo nós próprios”, escreveu.

6. Ryan Holmes. Declarar “bancarrota” e começar do zero

Há, no entanto, quem desista simplesmente de tentar responder a todas as solicitações. É o caso de Ryan Holmes, fundador e diretor executivo da Hootsuite, uma empresa especializada na gestão de redes sociais. À Business Insider, Holmes revelou que às vezes se sente obrigado a apagar a caixa de correio e a declarar “bancarrota”.

Ainda assim, Ryan Holmes deixou aviso: esta estratégia não deve ser repetida muitas vezes e deve ser acompanhada por uma mensagem a avisar os restantes contactos. “Desculpe se não respondi ao seu último email. Para me tornar um melhor comunicador em 2015, decidi recentemente declarar ‘bancarrota'”. Fica aqui o conselho.

7. Katia Beauchamp. Definir prazos

Não obter resposta a um email em tempo útil – ou não obtê-la, de todo – é talvez das coisas mais frustrantes que pode acontecer. Para evitar que isso se torne um hábito, Katia Beauchamp, cofundadora da Birchbox, loja de beleza,pediu a todos os funcionários que escrevam no email um prazo de resposta.

8. Chad Dickerson. Criar um sistema de lembranças

Se a lista de contactos for longa e cheia de nomes pouco ou nada conhecidos, não há nada melhor do que criar um sistema que ajude a lembrar quem é aquela pessoa. Pelo menos, é o que pensa Chad Dickerson, diretor executivo do Etsy, um site online que funciona com um mercado aberto entre os utilizadores. À Fast Company, Dickerson revelou que sempre que conhece alguém, adiciona ao contacto telefónico dessa pessoa uma nota com o contexto em que se encontraram e com o que foi falado nesse encontro. Assim, a resposta aos emails é mais rápida, diz Dickerson.

9. Jeff Bezzos. Um ponto de interrogação chega para pôr os funcionários em alerta

O diretor executivo da Amazon tem uma estratégia simples: sempre que recebe uma queixa de um cliente da Amazon reencaminha o email para os funcionários adicionado apenas um símbolo – um ponto de interrogação.

Assim que os funcionários recebem um email desta natureza, reagem imediatamente como se tivessem recebido uma “bomba-relógio”, como revelou a Businessweek em 2013. “Os funcionários têm normalmente algumas horas para resolver qualquer problema que o diretor executivo tenha sinalizado e para preparar [de seguida] uma explicação completa de como ele ocorreu. Resposta, essa, que será analisada por vários gestores até ser apresentada Bezos”. Com a feroz concorrência da chinesa Alibaba, é caso para dizer: tic-tac, Amazon, tic-tac.