Promete facilitar a gestão de equipas, a distribuição de trabalho e evitar sobrecarregar os colaboradores com horas extra e stress. A plataforma que Bruno Figueiredo tem estado a desenvolver desde que regressou de Londres — e que deverá ser lançada no mercado em meados de 2017 — chama-se Outplanr e ainda só está disponível em versão beta (para testes). Lançada em abril, é gratuita e tem perto de 3 mil utilizadores.

A ideia de criar a Outplanr surgiu quando Bruno Figueiredo, 41 anos, trabalhava em Londres como consultor na área de user experience [experiência do utilizador].

“Estive a trabalhar quatro anos em Londres, em grandes agências interativas que tinham muitos funcionários e sentia que havia ali alguns problemas de organização. Eram edifícios com 300 pessoas, a equipa estava dispersa em salas que eu nem sabia onde ficavam e não havia maneira de acompanhar o que cada um fazia no projeto ou de saber quando podia começar a minha parte”, conta o CEO da Outplanr ao Observador.

Foi nessa altura que uma das agências onde trabalhava lhe pediu para desenhar uma solução que permitisse aumentar a produtividade, gerindo melhor os recursos internos da empresa que, na altura, estava a trabalhar em cerca de 300 projetos. “Nessa agência em Londres, o maior problema era que tínhamos de fazer uma timesheet [horário] semanal de todo o trabalho feito na semana anterior. Mas as pessoas já não se lembravam do que tinham feito e havia o problema de o gestor de projeto não estar lá em determinados dias e não ter dado trabalho para fazer”, explica.

De um projeto dirigido apenas para uma empresa, Bruno Figueiredo quis fazer a ideia “evoluir” e permitir que outras tivessem acesso à mesma ferramenta. Quando voltou para Portugal, fundou a Outplanr e criou uma plataforma de colaboração para transformar longas listas de tarefas em planos diários de trabalho, que são distribuídos pelo tempo disponível de cada colaborador.

“A Outplanr permite fazer o planeamento semanal de tarefas e tudo o que o trabalhador precisa de fazer é fazer play/pause nas tarefas. Isso gera automaticamente timesheets [horários] e mostra a execução aos gestores de projeto, sem que tenham de andar sempre a perguntar ‘o que é que já fizeste?'”, explica o fundador.

Apesar de poder ser usado individualmente, o Outplanr está desenhado para ser uma ferramenta para equipas. O objetivo, diz Bruno Figueiredo, é que as “empresas que não tenham recursos para alocar a esse nível [gestão de recursos] possam usar a ferramenta, fazer o acompanhamento da execução das tarefas e assegurar que os projetos são todos trabalhados a tempo”, cruzando a gestão de recursos (das pessoas) e a gestão de projetos e tarefas. “Cruzamos as duas numa visão única, que permite ver o que toda a gente está a fazer na empresa, em todos os projetos, numa só vista que é a nossa funcionalidade principal”, nota.

De Lisboa para os EUA, Austrália ou Áustria

O Outplanr foi lançado em beta, ao público, em abril do ano passado. Nessa altura, o site Product Hunt destacou a plataforma na sua página e newsletter, o que gerou um “buzz inicial” que resultou em mais de 2 mil subscrições. Agora, diz o fundador, o número de utilizadores da versão beta do Outplanr está perto dos três mil. “Temos empresas com milhares de tarefas já criadas na plataforma e a usá-la intensivamente, todos os dias, com equipas grandes”, nota.

Apesar de operar a partir de Lisboa (a Outplanr está incubada na Startup Lisboa) com uma equipa de sete pessoas, nem todas a trabalhar a tempo inteiro no desenvolvimento da ferramenta, a Outplanr não tem fronteiras. A maioria dos utilizadores, diz Bruno Figueiredo, está nos Estados Unidos mas há também no Reino Unido, na Austrália, e uma “quantidade dispersa” por vários países da Europa, como a Holanda e a Áustria.

“Inicialmente, usávamos servidores europeus mas com a procura na América tivemos de criar lá servidores. Tivemos que planear a escalabilidade muito mais cedo do que o que pensávamos. Agora as coisas estão preparadas para se, por exemplo, tivermos muita procura na Austrália, ativar um novo servidor lá para poder servir os clientes de lá”, salienta Bruno Figueiredo. Isto porque a plataforma “precisa de comunicar muito rapidamente” com os servidores para que quando seja introduzida uma tarefa, seja criada instantaneamente.

Até ao momento, foram investidos mais de 150 mil euros na empresa, com fundos próprios dos fundadores. Com a versão beta, o objetivo tem passado por “tentar angariar mais feedback junto dos utilizadores para afinar o projeto e fazer com que se adeque bem às necessidades de quem o usa”, nota Bruno Figueiredo.

A startup está agora a trabalhar na integração do Outplanr com plataformas de gestão de tarefas de empresas concorrentes, “para que as pessoas possam utilizar o programa que quiserem. Podem ir lá pôr as tarefas e marcá-las como concluídas o que é depois comunicado para o Outplanr. Quem controla a distribuição de trabalho na empresa pode ter tudo ali centralizado, mesmo que as pessoas prefiram utilizar outras ferramentas para gerir o seu trabalho”, explica o CEO.

Além de continuar a “afinar a integração com outros produtos”, os planos da Outplanr passam, nos próximos meses, por lançar aplicações móveis e por lançar a ferramenta, o que deverá acontecer em meados de 2017.

*Tive uma ideia! é uma rubrica do Observador destinada a novos negócios com ADN português.