Desde o verão do ano passado que Paula Brinkmann Torres é uma personal organizer. Começou a trabalhar por conta própria ao criar a empresa Happy Organize após ter concluído várias formações, incluindo aquela assente no método de Marie Kondo — em Portugal existem apenas três pessoas oficialmente certificadas e Paula é uma delas (no mundo contam-se quase 400 consultoras). Depois de uma primeira fase do confinamento em Portugal, em que pessoas e famílias inteiras foram forçadas a passar mais tempo em casa, a consultora de organização nota agora que há mais procura pelos seus serviços: Paula passa os dias a organizar recantos de casas alheias, sendo que um dos temas sobre os quais mais tem recebido solicitações tem que ver com a maximização da produtividade em teletrabalho. E sobre isso dicas não lhe faltam, sobretudo numa altura em que a ideia de regressar ao teletrabalho volta a estar em cima da mesa.

Paula é uma das três consultoras em Portugal certificadas no método KonMari, da japonesa Marie Kondo (DR)

“Primeiro há a parte de tomada de consciência e, depois, partimos para a ação. A primeira fase da pandemia foi a tomada de consciência. Esta pode ser a ação. Se vamos estar em casa que estejamos bem”, comenta. A ideia de voltar a trabalhar a partir de casa — considerando que houve quem nunca o tivesse deixado de fazer — surge numa altura em que ainda se sente o desgaste da primeira vaga da pandemia. O grande desafio passa a ser gerir uma vez mais rotinas e espaços, bem como apostar na planificação de diferentes cenários possíveis. “Em março não estávamos preparados, mas agora temos mais informação. A adaptação pode ser mais rápida”, refere. Mas, afinal, que conselhos podemos aplicar no escritório lá de casa?

Dedicar um espaço em exclusivo ao trabalho

Reconhecendo que muitas pessoas não têm condições para usufruir dos seus serviços (a partir de 45 euros para sessões de consultoria para quem tem autonomia para depois prosseguir sozinho; a partir de 85 euros para sessões de trabalho prático, lado a lado com o cliente, durante meio dia), Paula Brinkmann Torres começa por explicar que um dos principais desafios de trabalhar a partir de casa, sobretudo para quem não o faz habitualmente, passa por ter um espaço físico dedicado exclusivamente ao trabalho, o que admite nem sempre ser possível. “Temos de tentar criar um canto longe de fontes de distração, assumindo que a maior parte de nós precisa de tranquilidade para trabalhar, ou seja, evitar trabalhar na mesa da sala ou da cozinha. Temos de dividir o espaço de trabalho e o de lazer.”

Caso não seja de todo possível ter um local próprio, Paula aconselha a retirar as ferramentas de trabalho da mesa da cozinha ou da sala, por exemplo, assim que termina o horário laboral, defendendo que não pode haver mistura de ambientes. “Às vezes podemos isolar um recanto no quarto ou na sala, através, por exemplo, de um biombo. O importante é tentar ao máximo sinalizar o início do dia de trabalho e o seu fim. É muito importante criar uma rotina de manhã, tentarmos ao máximo manter os hábitos que tínhamos antes, quando trabalhávamos fora de casa. Desaconselho ainda a trabalhar de pijama ou de fato de treino.”

Ter apenas o essencial à mão

Arranjar pequenas caixas e utilizá-las de maneira a que possamos guardar e retirar coisas com facilidade é outra das sugestões, além de recolhermos e arrumarmos os materiais de trabalho no fim do dia. Independentemente de existir ou não um ambiente exclusivo de trabalho, Paula Brinkmann Torres assegura que é essencial termos por perto tudo aquilo que necessitamos para evitar interrupções contínuas. “Se for preciso colocamos uma estante para ter ficheiros ou documentos à mão. Se imprimimos muitas coisas garantimos que a impressora está por perto”, exemplifica. É, no entanto, tudo uma questão de equilíbrio, uma vez que é preciso assegurar também que as superfícies das mesas de trabalho não estão muito cheias. “Em cima da mesa deve estar o menos possível. Queremos foco.”

Arquivos: nunca categorizar em excesso

De todas as vezes que a consultora organiza a papelada de um cliente, em mente tem a ideia de guardar o essencial, o mínimo possível. Para tal, começa por criar três pilhas de papéis: numa cabem os papéis que exigem ação, os chamados pendentes, noutra ficam os que são precisos guardar e aceder com alguma frequência, sendo que na terceira pilha estão os que são para guardar indefinidamente e de acesso reduzido. O sistema de arquivo, diz, não tem de ser muito complexo, até porque é um erro categorizar em excesso.

Tentei arrumar a casa como ensina a Marie Kondo, mas parei nos tupperwares

“Como em qualquer categoria da Marie Kondo, ela recomenda sempre que possível guardar as coisas verticalmente, incluindo os documentos, de maneira a existir sempre visibilidade das coisas que temos”, esclarece. “Cada pessoa e cada família tem a sua forma de pensar. Assim, tento ajudar as pessoas a organizar de acordo com a categorização que elas fazem na sua cabeça. É por isso que se chama a isto personalizar o serviço da organização.”

A categorização é também importante quando em causa estão arquivos digitais: “Se estivermos falar do email, tem de ser caso a caso. Eu, por exemplo, só tenho na minha inbox emails pendentes, coisas que exigem ação. Depois de resolvido, das duas uma: ou apago ou uso o sistema de pastas”. Paula tenta sempre chegar ao final do dia com o mínimo de emails pendentes e alerta que também aqui o excesso de categorização pode invalidar a organização.

Reaproveitar em vez de comprar

“Tento sempre que se compre o menos possível. Muitas vezes temos coisas em casa que podemos reaproveitar”, defende a consultora. Para organizar material de escritório, por exemplo, é possível usar caixas que existem por casa. Paula não pretende promover a compra de produtos organizadores e dá como exemplo as caixas de telemóveis como sendo “perfeitas” para arrumar coisas mais pequenas. No entanto, há uma ressalva: o ideal é utilizar sempre caixas retangulares ou quadradas, uma vez que as redondas não contribuem para otimizar o espaço. “Uma pessoa para se organizar não tem de gastar muito dinheiro.”

Marie Kondo destralhou as nossas casas para comprarmos as suas peças de decoração?

Não descurar a estética

Trabalhar por casa — uma realidade que tem vindo a alcançar muitos portugueses sobretudo à conta da pandemia — tem várias componentes e uma delas é a estética. “Recomendo sempre que as pessoas se rodeiem de um ambiente agradável, de elementos que lhe transmitem alegria e inspiração.” Podem ser plantas, fotografias tiradas nas férias, objetos decorativos e até sentimentais. “É importante não esquecer a parte emocional, o ambiente tem de ser agradável.”

Comodidade, comodidade, comodidade. E luz

Outra coisa a ter em conta é a comodidade, com a consultora a insistir na importância de investir numa boa cadeira. “Hoje em dia há opções económicas… Nunca devemos menosprezar a ergonomia”, refere, afirmando que a produtividade é muito abalada pelo facto de estarmos desconfortáveis. Apostar numa boa iluminação, sobretudo tendo em conta os meses de inverno que se avizinham, é outro dos conselhos que ganha agora mais relevância comparativamente com a primeira vaga da pandemia que nos trancou em casa. “A iluminação faz muita diferença. Devemos procurar luz natural, se possível, trabalhar perto de uma janela. Mas caso não dê, há muitas soluções acessíveis considerando a luz artificial”, lembra.

Coordenar horários e procurar o equilíbrio

Trabalhar por casa, sobretudo quando não se vive sozinho, tem as suas dificuldades. Considerando uma família em teletrabalho, como aconteceu durante o confinamento nos primeiros meses do ano, é preciso coordenar horários com os restantes membros que vivem debaixo do mesmo teto. Paula sugere criar blocos de tempo, ou seja, momentos bem definidos para trabalhar e para descansar, situação da qual as crianças devem estar informadas. Num registo mais pessoal, insiste na importância da criação de limites e da procura de um equilíbrio profissional. “Estamos a entrar numa segunda fase da pandemia e ainda não recuperámos da primeira. É preciso termos muito cuidado.”