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Cadeiras vazias, secretárias arrumadas e uma música ambiente que tenta disfarçar a falta de agitação no escritório. Reconhece o cenário? Com a chegada do período de férias torna-se essencial delegar trabalho e coordenar folgas. No processo, é bem provável que fique com projetos extra do colega x ou y que, ainda na sexta-feira passada, despediu-se por uma ou duas semanas de lazer. Por esse motivo, fique a saber como se pode preparar para a carga de trabalho durante as férias.

Primeiro, é essencial perceber que tipo de pessoa é o colega que se vai retirar por um determinado período de tempo. Caso este tenha uma reputação negativa, no sentido em que deixa coisas por fazer ou por terminar, o melhor será marcar uma reunião antecipada com ele e, se possível, com o chefe. O objetivo? Uma melhor distribuição do trabalho. Quem se ausenta, diz o Financial Times que falou com Ian Gooden, diretor executivo da consultora de recursos humanos Chiumento, é responsável por minimizar o impacto das suas férias no resto da equipa. Aliás, estar em time out não faz das pessoas irresponsáveis.

Depois, importa saber se o colega está ou não a trabalhar num projeto crítico. Se estiver, isso pode constituir um problema na fase de distribuição/negociação do trabalho. Prenda-o ao que é fundamental e ao que pode esperar, explica John Lees, career coach e autor do livro vindouro Secrets of Resilient People. O truque a reter é não parecer relutante ao receber trabalho e, ao mesmo tempo, não se sobrecarregar de afazeres. Há formas de dizer “não” que soam a “sim”, garante o entrevistado. Caso tenha muito trabalho em vista, talvez seja uma boa ideia avisar o superior.

Feitas as delegações, descobre que o trabalho para o qual se disponibilizou é mais difícil do que estava à espera e está-lhe a levar muito tempo. Para Gooden, a resposta é só uma: “É preciso ser conscientemente incompetente”. Trocado por miúdos, não tenha receio de pedir ajuda. E se o desastre bater à porta, faça como qualquer outra “calamidade corporativa” — devem todos contribuir. Só deve telefonar à pessoa que está de férias se esta tiver informações valiosas. Não vale ligar várias vezes ao dia.

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Quando o trabalho acumulado for muito, tome precauções. É preciso comunicar essa realidade sem se socorrer de lamentos. Ao invés, seja reconhecido pelo que está a fazer: peça a alguém mais velho para rever o trabalho, tenha uma reunião para “devolver” os afazeres ou envie um e-mail com a descrição do que feito até então com o contacto do chefe associado.

Em última análise, o Financial Times recorda que há aspectos positivos quando cobre as férias ou folgas de um colega de trabalho: vai ter exposição pelas tarefas desempenhadas, alargar o campo de atuação e, caso esteja a “substituir” temporariamente o chefe, esta é a oportunidade para chamar à atenção pelas suas qualidades. Além disso, escreve a publicação, “vai precisar de alguém para cobri-lo da próxima vez que se ausentar”.

Um bom líder ou um treinador com vários títulos

Mas para que um colega substitua o outro é preciso que haja alguém a coordenar. É o que explica José Lucas, diretor da Oficina de Competências, que trabalha na área de gestão de pessoas e de empresas. “Hoje em dia, as empresas estão cada vez mais organizadas e existe uma correta definição de funções pelos membros da equipa. Cada pessoa sabe o que deve fazer, mas cabe ao líder elaborar um planeamento de trabalho para as substituições”.

José Lucas, que também é mestre em recursos humanos, defende que tudo passa por uma boa chefia que, tal como um treinador, tem vários jogadores em campo para uma só posição (embora o contrário, um jogador para várias posições, também seja uma mais-valia). Por esse motivo, o truque assenta na dupla “flexibilidade e polivalência” para que os trabalhadores consigam rapidamente substituir os colegas ausentes, ao mesmo tempo que ficam encarregues das suas funções. Não descurando, porém, trabalhos de extrema importância que exigem um “plano de contingência”.