Chegar ao trabalho, ligar o computador, ver o email. Apesar de a ordem não ser necessariamente esta, o ato de conferir o email, seja em que dispositivo eletrónico for, tornou-se mecânico e obrigatório para qualquer indivíduo. Aliás, um estudo americano mostra que, em média, os profissionais americanos passam um quarto do seu tempo de trabalho a ler e a responder a centenas de emails. Mas será que temos estado a usar bem a ferramenta dos email nos nossos trabalhos? Barbara Pachter, conselheira de carreiras norte-americana, indica algumas dicas no seu livro “The Essentials of Business Etiquette”.

A Business Insider recolheu do livro 14 regras de etiqueta essenciais para melhorar a qualidade das suas correspondências virtuais.

1. Insira na caixa do Assunto uma frase clara e direta

“Asdfsdfg” ou “cenas” não são aconselháveis. “Pergunta rápida sobre a apresentação” ou “Mudanças no ponto de encontro” são bons exemplos de frases que retratem claramente a intenção do email.

“Profissionalmente, as pessoas decidem se abrem o email (ou não) mediante o que está na caixinha do assunto. Escolha um que faça com que o leitor saiba que está relacionado com as suas preocupações ou questões sobre o negócio.”

2.  Use o email profissional

Se trabalha para uma companhia, devia usar o correio eletrónico da sua empresa. Para quem trabalha por conta própria, ou achar apropriado para a circunstância, é provável que use o email pessoal. Nesse caso, tenha cuidado com o nome do endereço. Tente sempre usar um email que remeta para o seu nome.

Não caía na tentação de usar um endereço infantil como “psilva_slb” ou “joana_tequilla”.

3. Pense duas vezes antes de clicar no “Responder a Todos” 

Não há nada como ler uma mensagem que sabemos que nos é dirigida. Ninguém quer ler um email para 20 pessoas que nada tem a ver com elas. Patcher aconselha a enviar só mesmo se o destinatário precisar de receber aquele email.

4. Use saudações profissionais

Numa circunstância profissional, não use expressões coloquiais nos seus emails. Não é aconselhável expressões relaxadas como “Méquié”, “Oi” ou “Hey”.

“A natureza relaxada da nossa escrita não deve afetar a saudação que usamos no nosso email. ‘Hey’ é uma saudação muito informal e, em casos normais, não costuma acontecer no ambiente de trabalho. Use um simples Olá”, lê-se no livro de Patcher.

Além disso, também deve evitar qualquer tipo de diminutivo, a não ser que a pessoa em questão prefira um determinado diminutivo.

5. Não use pontos de exclamação com frequência

“Às vezes as pessoas deixam-se levar e abusam do ponto de exclamação no final das suas frases. Isso pode fazê-lo parecer mais emocional e imaturo”, escreveu Patcher.

Recorra apenas aos pontos de exclamação caso precise de expressar euforia.

6. Torne a sua mensagem de fácil leitura

Tenha atenção ao ritmo e ao tamanho das suas frases e parágrafos.

“Frases e parágrafos longos são mais difíceis de ler. Separe por tópicos para destacar as ideias que pretende transmitir “, escreve a conselheira de carreira.

7. Verifique que não está a ser bruto

“Leia o email que escreveu em voz alta. Se soar duro para si, vai soar duro para o leitor,” disse Patcher.

Evite palavras negativas como “mau”, “falhanço” ou “errado”.

8. Assuma que as pessoas de culturas diferentes falam e escrevem de maneiras diferentes

É fácil existir falta de comunicação entre duas pessoas, especialmente quando não existe linguagem corporal. Escolhas as suas palavras e expressões mediante o contexto cultural do destinatário.

Patcher exemplifica a cultura japonesa, árabe e chinesa. As pessoas são conhecidas por gostarem de conhecer primeiro as pessoas antes de fazer negócio com elas. Por isso, quando entrar em contacto com alguém destas culturas, tenha em conta que provavelmente terá de ser mais pessoal na sua escrita. Pelo contrário, os alemães, americanos e escandinavos gostam de pragmatismo e de irem direto ao assunto.

9. Atenção ao humor!

O humor é dos elementos mais ambíguos de qualquer escrita, especialmente devido à ausência da expressão facial. Aquilo que pode ser engraçado para uma pessoa, pode não ser para outra. Quando o email é de âmbito profissional, é melhor deixar o humor de lado, exceto se conhecer bem o destinatário.

“Uma coisa que pareceu engraçada quando dito em voz alta pode não ser hilariante quando escrita. Quando tiver dúvida, deixe a piada de lado”, justificou Patcher.

10. Responda a todos os seus emails… mesmo que o email não seja para si

É difícil responder a todos os emails que recebe, mas, de acordo com Patcher, tente. Mesmo quando a mensagem não foi escrita para si, especialmente se é uma mensagem urgente. Apesar de não ter a obrigação de responder, faz parte da boa etiqueta do email, especialmente se é uma pessoa que trabalha na mesma empresa ou indústria.

“Desculpe o incómodo, mas queria avisá-lo que penso que este email não foi dirigido para mim. Quis chamar-lhe à atenção para que pudesse enviar ao destinatário certo”, exemplificou Patcher aquilo que seria uma boa resposta para um email que foi entregue ao destinatário errado.

11. Releia todas as mensagens

“E, dependendo do destinatário, será julgado pelos erros dados no seu email“, disse Patcher, assegurando que os seu erros não serão ignorados pelo recipiente do seu email.

Não confie apenas nos corretores automáticos. Leia e releie o seu email várias vezes, de preferência em voz alta, antes de enviar.

“Um supervisor quis escrever ‘desculpe se fui inconveniente’. Mas, ao confiar no corretor automático, acabou por deixar escrito ‘desculpe se fui incontinente'”, escreve Patcher.

12. Seja cuidadoso com as técnicas de ênfase 

Com todas as opções disponíveis nos computadores, é tentador usar (e abusar) do itálico, no negrito, das fontes estranhas e das cores. Para Patcher, isso pode distrair o leitor que pode não assimilar a mensagem da mesma maneira.

13. Escreva o endereço de email em último lugar  

“Não queira enviar um email acidental antes de concluí-lo e, mais importante, corrigi-lo”, Patcher disse.

“Mesmo quando estás a responder a uma mensagem, é sempre uma boa precaução apagar o email do recipiente e inseri-lo apenas quando se tem a certeza que a mensagem está pronta para ser enviada,” acrescentou.

14. Volte a verificar que vai enviar o email para a pessoa certa

A escritora sublinha que é preciso ter atenção para não escrever o email errado ou para não escrever o email na caixa errada.

“É facílimo selecionar o nome errado, o que pode ser embaraçoso para si e para a pessoa que recebe o email por erro”.