“Temos de mudar e adaptar as nossas formas de trabalhar”, começou por sublinhar Maria Miguel Malhão, Small Medium Business Lead da Microsoft, no início da conversa com Sara Sousa, Gestora de Produto da myPartner, moderada por João Miguel Santos, host da Rádio Observador. Ao longo de meia hora exploramos o universo do Microsoft Dynamics 365 e os benefícios da Power Platform, com as suas revolucionárias Power Apps que já estão a transformar o dia a dia de muitas empresas em todo o mundo.

A pandemia precipitou a transformação digital e teve impacto nas PME e nas grandes empresas, de todos os segmentos e áreas de atividade. “As PME representam 95% das empresas em Portugal, um setor que é muito pulverizado e complexo, porque tem necessidades, capacidades e propensão para o investimento, distintas”, explicou a gestora da Microsoft.  É fundamental ajudar os empresários a perceber que a tecnologia é um suporte para tornar as empresas mais ágeis, mais flexíveis e mais competitivas, capazes de gerar com maior retorno.

Maria Miguel Malhão, Small Medium Business Lead da Microsoft

Olhando para a Power Platform, “trata-se de tecnologia Microsoft que integra diversas peças de software que designamos por low code/no code e que as empresas podem usar para desenvolver processos de negócio, aplicações para endereçar problemas, mais simples ou mais complexos”, disse Maria Miguel Malhão destacando que “o Power Platform não exige perfis técnicos, não é preciso ser engenheiro informático ou programador.” As Power Apps permitem a automatização de processos com consequente  economia de tempo e custo reduzido porque a empresa não precisa de manter equipas técnicas, habitualmente dispendiosas.

Quanto ao software ERP (Enterprise Resource Planning), o Microsoft Dynamics 365 Business Central é uma ferramenta core que permite centralizar toda a atividade da empresa, dando acesso a toda a informação de gestão. “Conseguimos visualizar toda a informação, as empresas conseguem ganhar tempo, agilidade e rapidez na tomada e decisão que feita com informação síncrona disponibilizada aos gestores”, sublinhou Maria Malhão.

“Já não é o período homólogo, em anos anteriores, que interessa. Hoje as empresas querem adivinhar o futuro, querem poder tomar decisões estratégicas apoiadas nos factos do presente e perceber para onde devem caminhar,” disse Sara Sousa, a propósito dos desafios que as empresas enfrentam.

Para isso procuram sistemas que automatizam processos manuais, passar a usar um ERP ou uma aplicação especializada.  Com a agilidade e a produtividade em mente, é urgente desenvolver uma cultura baseada em dados para melhorar os insights que ajudam a tomada de decisão.

Para a gestora de Produto da myPartner, é importante pensar em transformar a organização, não apenas através de uma nova tecnologia, ou do uso de uma ferramenta nova. “Mais do que isso é preciso pensar como é que podemos transformar os processos dentro da organização, não se trata apenas de tecnologia pela tecnologia,” referiu Sara Sousa, que considera essencial “inovar com profundidade e pensar nos processos para obter uma plataforma centralizada, com dados transparentes e acessíveis a todos.”

A aceleração para o digital, por vezes, não é bem dirigida, gerando incongruências que têm impacto na experiência dos utilizadores contribuindo negativamente para a adoção da tecnologia.

Maria Miguel Malhão acredita que “já não voltaremos atrás, os modelos de futuro são híbridos, combinando trabalho remoto com idas ao escritório para tarefas essenciais.” Com negócios a acontecer em qualquer lugar e a qualquer hora, é mandatório adotar tecnologias como as presentes na Power Platform que veio democratizar o acesso à criação de aplicações com as Power Apps.

Dando o exemplo do Power BI, é possível aceder e conectar fontes de dados internas e externas para criar dashboards daquilo que está a acontecer ao minuto na empresa, em qualquer área de atividade.  “Agora conseguimos saber em que fase estamos, o que falta fazer para terminar projeto e quais são os custos envolvidos, tudo em tempo real, através de uma Power App desenhada para gerir um determinado projeto, que oferece um dashboard com acesso a toda informação,” explicou a gestora da Microsoft.

No regresso ao escritório, muitas empresas optaram por manter a alternância de turnos das equipas ou o funcionamento em espelho, em que umas estavam no escritório numa semana e outras na semana seguinte. Usando Power Apps, “num par de horas, conseguimos criar uma app para os colaboradores acederem à ocupação de espaços no escritório, percebendo se está cheio e não vale a pena ir para lá ou se está mais vazio, conseguindo reservar um slot para ir trabalhar,” contou Maria Malhão descrevendo um dos inúmeros use cases desta solução.

Na myPartner, contou Sara Santos, “desenvolvemos uma app para registo de deslocações a clientes, registo de quilómetros para calculo de ajudas de custo em   comunicação com os RH que elimina papel, folhas de cálculo e registos burocráticos”.  O Dynamics 365 Business Central é o ERP que funciona como base comum a estas aplicações, permitindo aceder a todos dados disponíveis online e saber a cada momento o estado das operações.

Sara Sousa, Gestora de Produto da myPartner

O Power BI responde às necessidades de transparência da informação, fornecendo insights para criar projeções e definir estratégias. Mas “também se destina aos colaboradores nos níveis operacionais, facilitando a partilha de informação e a comunicação entre todos”, reforçou a gestora da myPartner.

“O mais importante é a flexibilidade e agilidade que damos à equipa de gestão para que a decisão seja tomada de forma mais consciente, com acesso a informação em tempo real porque quanto mais rápidos formos a decidir, mais depressa conseguimos superar concorrência que é global”, concluiu Maria Miguel Malhão, Small Medium Business Lead da Microsoft.

Nos take-aways da quarta e última conversa da série Uma (R)evolução Digital – Um guia para PME’s, desenvolvida em parceria com a Microsoft, destacamos:

• Produtividade, flexibilidade e agilidade são palavras-chave no quotidiano da gestão, desde as inovadoras start-ups às gigantes industriais.
• A competitividade aumenta todos os dias, os negócios acontecem em qualquer lugar e as expetativas dos clientes estão em constante mudança.
• Estamos a viver numa economia de dados e é cada vez mais importante utilizá-los em benefício do negócio, automatizando tarefas.
• As Power Apps permitem a qualquer pessoa, de forma fácil e sem ter conhecimentos de programação, automatizar tarefas repetitivas e redundantes.
• O Dynamics 365 Customer Service assegura uma completa gestão de desempenho e produtividade através de relatórios e dashboards.
• As empresas devem ajudar os colaboradores dentro das organizações a ser mais eficientes e eficazes, com mais autonomia para criar aplicações e automatizar tarefas do dia a dia.

Segurança, Cloud, Colaboração e Dynamics 365 + Power Platform são os eixos orientadores desta série de episódios que inclui quatro debates com especialistas para analisar cada tema em profundidade e ainda quatro talks de oradores convidados.

Esta é uma iniciativa do Observador e da Microsoft.

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