Peguei em algumas das ideias de Donna McGeorge, do passado dia 30 de Outubro, num texto da Fast Company. Como me pareceu claro e conciso para dizer o que pretendo, resolvi apresentar os mesmos 5 pontos. Porém, com um ajustamento de exemplos e uma passagem à nossa realidade cultural.

Porquê? Porque é cada vez mais fácil cair na armadilha da ocupação constante e da urgência, sobretudo se operares em regime de piloto automático e sem pensares conscientemente em como gastas o teu tempo (nem me atrevo a dizer investimento), atenção e energia. No entanto, isso pode levar à exaustão e à falta de produtividade real. Num mundo malthusiano, como o que continuamos a ter, os recursos são escassos, para ti como para mim. Se os não usares bem ficas sem eles.

McGeorge sugere, então, cinco formas de retomar o controlo, optando por escolhas mais deliberadas e que podem aumentar significativamente a tua produtividade e o teu bem-estar.

A regra dos 15%

Em vez de operares constantemente no limite da utilização da capacidade, i.e., 100% (às vezes mais), deves apontar para os 85% e deixar uma margem de 15%. Diria eu que esta é a normal utilização de capacidade quando se trata de uma operação. Também o é quando se trata de ti. Porque embora humano, és também uma operação.

Carl Lewis, nove vezes medalhado com ouro em jogos olímpicos, era conhecido como um “finalizador mestre”. Para nós, ele era também considerado um corredor lento à partida. Numa corrida de 100 metros, Lewis muitas vezes estava em último ou penúltimo lugar na marca dos 40 metros. Porém, ultrapassava os outros corredores na linha de chegada.

Contrariamente ao senso comum, Lewis não fazia nada de especial no final. A sua respiração e forma permaneciam as mesmas durante toda a corrida. Enquanto outros corredores claramente tinham que se esforçar mais no final – cerrando os punhos, franzindo o rosto – Carl Lewis parecia exatamente o mesmo quando vencia a corrida como quando a tinha começado.

O conceito da margem de 15% pode parecer meio desconexo a princípio. Porém, tem aplicações ao mundo real em várias áreas. E na minha, em gestão de operações, é mais do que atual. Seja na produção e na supply chain, seja no desporto ou, ainda, nas nossas vidas pessoais. Manter uma utilização da capacidade instalada a 85% é considerada uma boa utilização da capacidade. Aplicar esse princípio à nossa rotina diária pode ajudar-nos a criar mais espaço para criatividade, relaxamento e bem-estar em geral, a fim de te tornares, e nos tornarmos, mais adaptável e mais produtivo.

Um amigo meu dizia-me há uns tempos: “Vejo que te dedicas a mais de 100% ao projeto de formação de executivos que tens entre mãos e conseguiste resultados fantásticos. Agora pensa numa coisa – tens de ter tempo para ti; força esse tempo para ti; se não o fizeres os resultados tão depressa aparecem quanto vão embora.” E não deixo de lhe dar razão.

Presta atenção ao teu relógio biológico, não ao relógio na parede

Da mesma forma, os nossos corpos têm ritmos circadianos que determinam o nosso alerta máximo e as habilidades cognitivas ao longo do dia. Ao compreender esses ritmos, podemos agendar tarefas para que haja um desempenho cerebral ótimo. O nosso período mais produtivo geralmente é de manhã, onde as tarefas que requerem atenção e foco são melhor realizadas. À medida que a tarde chega, os nossos corpos adequam-se melhor às tarefas de rotina que exigem coordenação.

Livra-te do piloto automático

Em vez de deixares o e-mail ou o telemóvel ditarem o teu dia, deves reservar momentos específicos para lidar com eles, permitindo-te focar em tarefas essenciais durante as horas mais produtivas. Ao projetar conscientemente o teu dia, podes alinhar tarefas com os períodos de maior desempenho, fazendo o melhor uso do teu tempo valioso e da tua máxima energia.

Reprogramar hábitos operando em piloto automático pode prejudicar a tua produtividade, levando a um desperdício de energia e oportunidades perdidas. Assim como um programa de computador, os nossos cérebros têm configurações enraizadas que ditam as nossas ações. Para aumentares a produtividade, deves libertar-te desses padrões habituais e escolher conscientemente como gastas o teu tempo.

Alinha os tempos para resultados ótimos

A chave para a produtividade não é apenas o número de horas que trabalhas, mas o impacto e o valor do que crias durante esse tempo. Trocar energia e impacto por resultados pode levar a um trabalho mais significativo e gratificante. Abraçar algumas atividades relaxantes, como sonhar acordado e interagir socialmente, pode melhorar a criatividade e as habilidades cognitivas em geral.

Além disso, criar uma margem de 15% no nosso dia pode alongar a nossa paciência, dando-nos a capacidade de lidar eficazmente com desafios inesperados. Ao escolheres estrategicamente quando realizar tarefas e aproveitar os ritmos naturais de teu corpo, podes otimizar a tua produtividade e tomada de decisões.

Gere a fadiga decisória

Realizar ligações importantes, ter discussões críticas e fazer trabalhos relevantes deve ser pela manhã, antes de sofreres de fadiga decisória. Depois disso, deita-te e dorme sobre o assunto porque ao outro dia surge a solução que procuras.

Para e pensa sobre isso por um minuto. Para muitos de nós, o trabalho exige que tomemos decisões – na verdade, é por isso que somos contratados como líderes em primeiro lugar. Precisamos de bom conhecimento, experiência e a capacidade de fazer um julgamento sólido na nossa área de especialização.

Ao estarmos conscientes dos nossos níveis de energia, podemos tomar decisões melhores e evitar tomadas de decisões reativas.

Parar com o ciclos viciosos de sobrecarga, cansaço e produtividade estagnada e começares a trabalhar com os teus e nossos ritmos naturais é mandatório. Ao abraçares princípios simples, podes recuperar o teu tempo e recursos para aumentar a produtividade, melhorar o bem-estar e alcançar maior sucesso (seja lá isso o que seja) em todos os aspetos da tua vida. Lembra-te sempre, o mundo continua a ser malthusiano.