Todos conhecemos essas pessoas. Aquelas (hiper) produtivas que parecem não conhecer a palavra stress. Que não se desconcentram, que não têm de ficar até mais tarde a acabar qualquer coisa, que não sofrem com a moleza pós refeição, que não se distraem constantemente com vídeos de gatos no Facebook, que parecem estar em todo o lado (na pausa do café ou a apanhar sol na hora de almoço) e, mesmo assim, não deixam arrastar trabalho. Ser-se produtivo pode parecer difícil a uma segunda-feira de chuva mas, na verdade, a produtividade está relacionada com hábitos de trabalho que todos podemos (e devemos) adotar. E são mais simples do que possa pensar.

Siga a regra dos 80/20

A revista Forbes explica que apenas 20% daquilo que fazemos num dia de trabalho produz 80% dos resultados. Pode parecer confuso mas significa que grande parte do que fazemos não acrescenta nada ao resultado que pretendemos. Eliminar as coisas que não são importantes durante a jornada de trabalho é o primeiro passo para se ser produtivo porque são essas que vão ocupar tempo mas ter um efeito mínimo na produtividade global. Uma forma de o conseguir é dividir o seu próximo projeto em etapas e remover sistematicamente as tarefas que são irrelevantes até ficar apenas com as 20% que criam efetivamente resultados.

Esqueça o perfecionismo

Não criar limites leva simplesmente ao burnout que é o oposto de produtivo. É importante criar limites no seu trabalho e deixar de se focar na perfeição. Perder demasiado tempo num trabalho, colocando outros em risco, não é produtivo e pode significar que, no final do dia, não consiga terminar nenhum. E isto aplica-se a tudo na vida em geral.

Foque-se numa tarefa de cada vez

Que é como quem diz, não deixe de fazer uma coisa para pegar noutra que entretanto surgiu. Como já escrevemos, o multitasking parece bonito na teoria mas, na prática, não é bem assim. As pessoas produtivas não deixam trabalhos a meio — isso apenas leva a que se comecem a arrastar coisas ao longo do dia. Quando trabalhamos do princípio ao fim, sentimo-nos realizados e com mais “força” para enfrentar os próximos trabalhos. Se passar o dia constantemente a parar tarefas para fazer outras, vai acumular pressão e não conseguir terminar nada.

Não se deixe absorver pelos erros

Carol Dweck, autora do bestseller Mindsets defende que o importante é concentrarmo-nos na premissa “o que está fixo VS o que pode crescer”. E as nossas capacidades não estão fixas, pelo que podemos crescer constantemente. Quando confrontadas com um erro, as pessoas produtivas focam-se no que podem aprender com esse erro, refletem e não se fixam na falha mas sim no que podem mudar para que essa falha não se repita.

Durante o tempo de trabalho, limite tudo o que seja distrativo: telefonemas, conversas de “chats”, notificações de redes sociais…(Foto: Mladen Antonov/AFP/GettyImages)

Limite as distrações tecnológicas

É difícil conseguirmos concentrar-nos quando temos redes sociais a apitar a toda a hora. Para sermos produtivos temos que as tornar uma espécie de “recompensa”. Por cada tarefa diária que conseguir terminar, dê a si próprio 10 minutos de lazer virtual. As pessoas produtivas não vão de meia em meia hora ver o que se está a passar no Facebook ou no Instagram para “arejar”. Fazem-no nas suas pausas — de que falamos já a seguir.

Por cada 52 minutos, pare 17

Um dia tem exatamente 1.440 minutos. E é humanamente impossível ser-se produtivo em todos eles. Como escrevemos neste artigo, fazer pausas é um truque básico das pessoas produtivas. Basta lembrar a experiência levada a cabo pelo Draugiem Group (uma companhia de tecnologia russa), que descobriu que existe um padrão nas pessoas altamente produtivas: trabalham 52 minutos e descansam 17 para recuperar. A isto chama-se trabalhar de forma inteligente. Nesses 52 minutos trabalham de forma intensa, em seguida descansam e estão de novo prontos para mais 52 intensos minutos. Talvez seja difícil explicar aos nossos empregadores esta teoria, mas fica a ideia: não é por trabalhar longas jornadas sem parar que vai conseguir trabalhar melhor. Faça pausas, descanse a cabeça, o corpo e recupere energias.

Não comece o dia a pensar em trabalho

Se é daqueles que, ainda na cama, já está a ler e-mails ou a abrir a agenda para ver o que é que tem para fazer, este é um dos maiores assassinos da produtividade porque cria stress antecipado. As manhãs são para se focar em si próprio, para tomar um bom pequeno-almoço, ler as notícias, ver as redes sociais, ouvir música no caminho para o trabalho ou qualquer outra coisa que lhe dê prazer. Estes momentos de procrastinação vão servir de combustível para um dia produtivo.

Ande sempre com um caderno e anote todas as ideias

As melhores ideias vêm quase sempre nas alturas mais inoportunas: quando estamos a correr, quando conduzimos para o trabalho, quando estamos deitados na cama… Surgem exatamente quando temos o cérebro a descansar. Richard Branson, fundador do grupo Virgin, disse à revista Forbes que nunca teria construído a sua companhia se não andasse sempre com um caderno para anotar tudo o que pensava, ouvia em reuniões, de outros colegas… Pessoas produtivas “libertam” a sua mente ao deixar tudo escrito.

Não esqueça a vida pessoal

Tal como Rolf Schroemgens, fundador da Trivago, disse ao Observador, a ideia de que o tempo de trabalho é um indicador de produtividade é completamente errada. As pessoas bem-sucedidas trabalham muito mas também valorizam a sua vida pessoal e familiar. Vai haver sempre mais para fazer, mais para melhorar, mais para terminar num dia… E ser-se produtivo é dar o seu melhor durante o dia e saber quando parar.

Durma bem. Simplesmente isto: durma

O maior inimigo da produtividade é a falta de sono. E as pessoas produtivas sabem isso. Não dormir é a mesma coisa que sabotar um bom trabalho. Esqueça as diretas pela noite dentro ou as noitadas de trabalho no escritório. Vai ficar mais lento, menos focado e, obviamente, menos motivado. Dormir não é um luxo mas uma prioridade das pessoas produtivas — organizam o seu dia de trabalho, priorizam bem os seus 1.440 minutos e dormem as horas suficientes para que, no dia seguinte, as suas mentes e corpos funcionem novamente na sua capacidade máxima.