Num mundo em que milhares de milhões de emails são enviados todos os dias, qual é a melhor forma de os escrever e garantir que o destinatário os vai ler? Um vídeo explicativo da BBC oferece algumas dicas, de acordo com a análise de 300 milhões de mensagens.

1: Enviar o email às 10h00 da manhã de terça-feira.

Este é o dia e a hora em que, depois de segunda-feira, a maioria das pessoas se torna verdadeiramente ativa. A partir de quarta-feira, já se nota um decréscimo de produtividade, algum cansaço e algumas pessoas já começam a pensar no fim de semana — ou seja, já não são tão produtivas, adianta o vídeo da BBC;

2: Personalizar a caixa do assunto, mas utilizar apenas entre seis a dez palavras;

Personalizar esta linha pode chamar à atenção e mostrar empatia, o que pode passar por referir-se ao destinatário pelo nome próprio (sim, alguns envios de spam já se aperceberam disto e conseguem aplicar no assunto do e-mail o nome do titular do endereço). Frases curtas são mais fáceis de ler, principalmente no telemóvel.

3: Ser claro e conciso;

Quanto mais curta a mensagem for, mais fácil é lê-la e maior será a probabilidade de o destinatário a abrir. Ao mesmo tempo, ser conciso mostra eficácia.

4: Smileys não são boa ideia

Recorrer a smileys ou outros emojis pode não cumprir a função esperada, uma vez que não funcionam como um sorriso amigável real. Estes recursos podem mesmo fazê-lo parecer pouco profissional e pouco eficaz;

5: Utilizar a cultura do país para “personalizar” o email.

Na Alemanha, por exemplo, os e-mails são simples e direitos. Em alguns países asiáticos, o silêncio ou a falta de resposta mostram respeito e que a mensagem foi entregue de forma correta. Compreenda o estilo e a cultura do destinatário para garantir empatia e máxima eficácia.

A BBC refere, ainda, que 79% dos emails nunca chegam a ser abertos. Talvez, com estas dicas, os e-mails que envia podem ficar no “lado certo” desta estatística.