O regresso ao escritório, depois de um longo período de limitações provocadas pela pandemia de Covid-19, é um dos maiores desafios colocados às organizações. O conceito de Workplace Híbrido conjuga uma mudança de paradigma com uma visão de futuro assente no triângulo: pessoas, espaços e processos. E com a tecnologia como o elo comum, facilitador e transformacional.

Assim, surgem três principais fases pelas quais as organizações terão que passar: Return to Office, Hybrid Workplace e Customize Workplace.

O modelo híbrido combina os benefícios de trabalhar no escritório e de forma remota, em casa ou noutro lugar. As interpretações podem variar entre as diferentes organizações, algumas organizações têm optado pela alternância entre dias de trabalho no escritório e em casa. Outra alternativa passa por haver dias específicos em que os colaboradores são convocados para participar em reuniões presenciais ou fazer visitas a clientes.

Trabalhar num ambiente híbrido permite que os colaboradores adaptem o ritmo de trabalho às exigências da vida pessoal, em vez de cumprir tarefas em série seguindo uma agenda com horário fixo, que nem sempre é possível respeitar. Para muitos colaboradores e empresas o modo híbrido representa o equilíbrio ideal entre trabalho produtivo e vida pessoal, que reduz os níveis de stress e o número de viagens diárias para o emprego.

O modelo híbrido traduz, desde logo, mais empoderamento aos colaboradores, ao permitir-lhes autonomia para gerir as suas prioridades, incentivando o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Do ponto de vista dos empregadores, o Hybrid Workplace acaba também por significar economia de recursos.  As empresas conseguem economizar por via da redução das despesas com os imóveis e a manutenção de serviços e equipamentos, entre outras.

As empresas que estão mais bem preparadas para o modelo híbrido têm a vantagem de poder contratar talentos sem restrições de ordem geográfica, uma vez que as tarefas podem ser realizadas a partir de qualquer local.  Com este modelo promove-se a flexibilidade e a adoção dos recursos tecnológicos e digitais disponíveis, garantindo que as organizações se podem focar nos seus objetivos de negócio.

Além disso, modelo híbrido também estimula o surgimento de uma cultura organizacional mais resiliente a interrupções e crises. E, uma vez assimiladas as rotinas do teletrabalho, os colaboradores facilmente se adaptam em caso de necessidade.

Em primeiro lugar é necessário planificar todos os passos a seguir para uma implementação bem-sucedida. A disponibilidade das tecnologias de comunicação é crucial, numa era em que todos estamos dependentes dos acessos à Internet, os quais devem ser fiáveis e seguros para garantir a comunicação e a colaboração, de uma forma simples e imediata.

Só assim poderá aumentar o ritmo de automatização de muitos processos de negócio e também a desmaterialização de documentos. As mais recentes plataformas de colaboração Microsoft (Microsoft 365 and Power Platform) facilitam a colaboração assíncrona, resultando em maior comodidade para todos os envolvidos dado que podem gerir  melhor o tempo e manter o foco nas tarefas, minimizando interrupções.

A suite do Microsoft 365,  oferece funcionalides de segurança avançadas e as ferramentas de colaboração e comunicação que promovem a produtividade em diferentes cenários laborais e onde quer que as pessoas se encontrem. O Microsoft Teams Essentials é especialmente indicado para pequenas e médias empresas, com recursos que incluem chamadas de vídeo em grupo ilimitadas, chat rooms, partilha de ficheiros e gestão de calendários. Com estas ferramentas, qualquer negócio pode beneficiar de uma nova forma de estar em contacto com clientes, de comunicar e colaborar melhor.

Como em qualquer processo de mudança, o primeiro impacto com uma nova plataforma de colaboração é decisivo para uma adoção rápida e fácil das rotinas de trabalho no modelo híbrido. Por mais inovadoras que sejam as ferramentas de colaboração e o portefólio de funcionalidades, o processo de transição tem sempre de integrar uma fase de adoção, que inclua preparação e gestão da mudança, incluindo passagem de conhecimento e reforço da mudança com suporte contínuo aos colaboradores.

No caso do modelo preconizado pela Claranet, com recurso ao Microsoft Teams, o grau de especialização dos profissionais e a qualidade da oferta de Managed Workplace Services (Workplace) refletem-se no estatuto de Microsoft Advanced Specialized Partner Microsoft. A proposta de valor garante o acompanhamento completo dos utilizadores e da equipa de IT da organização, desde o setup à atualização e suporte.

O processo de transição para o workplace híbrido, deve ser tão inclusivo quanto possível. Para isso é essencial que todos colaboradores sintam que fazem parte da jornada de transformação digital que o ambiente híbrido implica. A comunicação interna pode ser muito eficaz, através de mensagens, inquéritos de satisfação e reuniões com o objetivo de envolver toda a comunidade corporativa.

Como já vimos, nem todos os trabalhadores podem ou querem retornar ao local de trabalho físico. Portanto, é importante garantir que os funcionários que continuam a trabalhar remotamente tenham as mesmas oportunidades de sucesso que aqueles que têm maior presença física nas empresas.

O ambiente híbrido exige a articulação entre  experiências de trabalho bastante diferentes. É preciso repensar processos e experiências, que sejam transversais à localização das pessoas, como por exemplo,  reuniões em vídeo, partilha de conteúdos nas redes sociais da empresa e, sobretudo, estimulando o uso das plataformas de colaboração para manter as equipas conectadas, colaborantes e com partilha dos seus objetivos e valores. Para obter os melhores resultados é preciso garantir que todos os colaboradores estão alinhados nas expectativas e com as competências para prosperar na nova realidade.

A crise pandémica mudou para sempre a forma como as empresas organizam os seus espaços de trabalho. No regresso ao escritório, a Claranet identifica três etapas principais que as organizações devem percorrer: Return to Office, Hybrid Life e Customize Workplace.

Estamos a assistir a uma transição de modelos anteriormente conhecidos como office-centric ou virtual-centric, para um modelo human-centric, colocando o colaborador no centro, promovendo maior empatia e produtividade.

A transformação do ambiente de trabalho, acelerada pelo contexto pandémico e pela necessidade de garantir a continuidade dos negócios, precipitou a adoção de ferramentas de colaboração mais potentes, complexas e seguras.

Estas aplicações devem ter uma arquitetura simples e modular, capaz de se adaptar a cada caso específico, com uma utilização intuitiva, processos de aprendizagem rápidos e soluções de suporte eficazes.

Um estudo do Boston Consulting Group revelou que 75% dos trabalhadores que estiveram em teletrabalho durante a crise pandémica são tão produtivos, na execução de tarefas individuais, como eram antes da pandemia. Perto de metade dos participantes no estudo afirmou que são igualmente produtivos nas tarefas colaborativas que normalmente seriam realizadas em contexto de escritório.

Numa sondagem realizada pela Momentive, a antiga SurveyMonkey das sondagens online, para a revista Fortune quase metade dos trabalhadores que ainda estão em teletrabalho, ou já num modelo híbrido, afirmam a intenção de procurar um novo emprego caso o atual empregador decida acabar com o trabalho remoto.

Por cá, num estudo realizado em 2021 pelo Observatório da Sociedade Portuguesa, da Universidade Católica de Lisboa, 80,4% dos inquiridos disse estar interessado ou muito interessado em continuar no regime de teletrabalho. No mesmo sentido, 77,9% da amostra constituída por mil trabalhadores indicaram preferência por um regime misto, afirmando que gostariam de poder trabalhar a partir de casa, até quatro dias por semana. A preferência pelo teletrabalho na totalidade da carga laboral foi apontada por 22,1% que gostariam de trabalhar desde casa durante cinco ou mais dias por semana

Alguns analistas apontam problemas de acesso às tecnologias, começando pela qualidade das ligações à internet nas diferentes partes do território. Depois há a questão do espaço de trabalho doméstico, porque em casa nem todos podem dispor de um escritório e muitas vezes não conseguem criar um ambiente livre de distrações, propício à tarefa que têm de cumprir.

A dificuldade em gerir os desafios associados à comunicação e à colaboração também são apontados como um risco. O ambiente híbrido pode criar situações de desigualdade entre os colaboradores que continuam no escritório em regime presencial e aqueles que estão em trabalho remoto, e enviesamento nas perceções de produtividade e possibilidades de progressão de carreira É por isso fundamental adaptar os processos de comunicação à era híbrida, suportados por lideranças mais empáticas e sistemas de definição e acompanhamento de objetivos claros.