Na hora de abrir a caixa de entrada de um email existem dois tipos de extremos: os que ignoram a maior parte do correio e deixam a página num estado caótico — com centenas (e às vezes milhares) de emails por ler ou por apagar — e os que têm quase uma obsessão de garantir que não há absolutamente nenhum email por ler, algo por responder ou arquivar e nunca ficam offline. Muitas vezes, este último tipo é associado ao conceito de “inbox zero”, popularizado por Merlin Mann quando subiu ao palco da Google, em 2007. Mas, e se este conceito estiver a ser interpretado de forma errada e deixar a caixa de email a zeros não for assim tão produtivo quanto parece?

É o próprio Merlin Mann quem reclama que as pessoas fizeram uma interpretação demasiado literal do “inbox zero”. O termo, diz, não significa garantir de hora a hora que não há emails por ler, nem arquivar ou eliminar uma mensagem mal ela é recebida. O “inbox zero”, explicou Merlin Mann mais tarde, é sobre ser organizado, eficaz e saber estabelecer prioridades. E também saber lidar com todo o ambiente à volta.

Foi a pensar nesta diferença que a Wired reuniu um conjunto de passos recomendados pelo próprio Merlin Mann para se conseguir chegar ao verdadeiro “inbox zero”, numa segunda tentativa de esclarecer o que significa verdadeiramente este termo. A primeira recomendação passa por “aceitar que quase tudo na vida é uma caixa de entrada”, ou seja, perceber que, hoje em dia, não são apenas os emails de trabalho que obrigam à atenção, tempo e disponibilidade das pessoas. Todos os dias chegam emails pessoais, mensagens nas redes sociais, cartas e chamadas telefónicas que exigem tempo e disponibilidade extra.

O truque, explica Mann, é “partir do princípio de que é impossível lidar com tudo” e que a maior parte da informação que chega à caixa de correio não é importante. Assim, “é possível focar-se no que realmente interessa”, escreve a Wired.

O segundo conselho dado é não apagar de uma rajada tudo o que chega ao email. Em vez disso, o importante é começar por selecionar primeiro os conteúdos mais importantes e concentrar-se nisso. Merlin Mann explica que um dos truques passa por verificar o email em horários específicos ao longo do dia. Desta forma, há uma rotina que acaba por impedir que depois tudo se acumule ou que a pessoa sinta a necessidade de apagar simplesmente tudo o que recebeu.

Em terceiro lugar surge uma tarefa que é um dos maiores desafios na geração tecnológica: definir períodos offline, onde não há a tarefa de verificar qualquer tipo de mensagem. “As pessoas já não tiram férias como antes. Mas todos nós já tivemos esta experiência, especialmente antes do Wi-Fi, dos smartphones. Já tivemos momentos em que não conseguimos aceder aos nossos emails”, explica Merlin Mann à Wired. Mesmo tendo em conta que isto vai permitir que os emails e mensagens se acumulem, há que pensar que mesmo assim “o mundo continua a girar”.

Por fim, Mann explica que é também importante os utilizadores agirem da mesma forma que querem que os outros atuem: se não querem ser bombardeados com emails e mensagens, não podem fazer o mesmo. “Não tenham medo de confrontar as pessoas que tentam bombardear-vos com informações que não consideram importantes”, explica.

Com estes conselhos, Merlin Mann quer explicar o que é verdadeiramente o “inbox zero”, numa caixa de entrada repleta de conteúdos como publicidade, newsletters e respostas a emails com vários remetentes. O livro que o escritor anunciou estar a escrever em 2009, chamado precisamente “inbox zero”, nunca chegou a ser publicado, mas Mann deixa agora pistas sobre o verdadeiro significado do termo.