Os efeitos da pandemia COVID-19 levaram muitas organizações a pensarem novas formas de proteção da saúde dos seus colaboradores e clientes, acelerando a difusão do trabalho remoto. Contudo, essa transformação do trabalho – que deveria ser encarada como uma situação desejada e um projeto de transformação organizacional, com fases, monitorização e avaliação do nível de produtividade e bem-estar dos colaboradores – acabou por ser implementada de forma repentina, traumática e muitas vezes sobreposta às necessidades de gestão familiar de cada um (dada a situação de emergência, que conduziu ao encerramento das escolas e à suspensão parcial dos serviços para idosos).

Nestas circunstâncias, e considerando as situações emocionais da mudança imposta, é determinante adotar um novo mindset Agile (uma nova maneira de pensar e agir, que significa não apenas fazer mais rápido, mas evitar o desperdício de fazer mais do que o necessário). Mais importante ainda, é necessário aplicar os princípios Agile ao Smart Working – uma forma de trabalhar “mais inteligente”, que inclui a transferência do local de trabalho para qualquer localização, com total flexibilidade, autonomia e possibilidades de interação e partilha graças a novas plataformas que permitem, cada vez mais, humanizar a comunicação e interação não presencial.

Partilhamos, por isso, 10 dicas que vão ajudá-lo a implementar o Smart Working na sua própria casa:

1 – Crie uma rotina de trabalho exequível com a gestão familiar: Aproveite a localização e os horários flexíveis para promover a sua auto-organização. Identifique o seu objetivo diário e lute para o alcançar, delimite períodos de atividade pessoal e profissional, evitando quanto possível as interrupções constantes. Mas não se esqueça que também precisa de momentos de lazer e descanso na mesma proporção para conseguir manter o equilíbrio!

2 – Explore corretamente as ferramentas digitais: Na impossibilidade do contacto presencial, aproveite as plataformas digitais para realização de reuniões, entrevistas, partilha de conteúdos, gestão e monitorização de tarefas… Verifique a sua caixa de e-mail e as notificações com uma cadência definida (30 minutos, por exemplo) e evite o excesso de comunicações, de forma a permitir maiores períodos de concentração, assim como o direito à desconexão dos demais.

3 – Reforce a liderança e a responsabilidade partilhada: Manter a coesão das equipas e da organização é imprescindível, por isso cultive uma comunicação corporativa clara, honesta e consistente, que frise bem o papel e a importância de cada colaborador para ultrapassar os desafios da situação conturbada atual.

4 – Promova a gestão por resultados e não por tarefas: Negoceie com o seu gestor os outputs a produzir e alinhe com ele o método para reportar o resultado do seu trabalho. Depois, liste as ações necessárias, classificando-as por prioridade e objetivo – assim conseguirá estabelecer um foco maior no que deve ser feito, cumprir os prazos estabelecidos e evitar a procrastinação (que pode ser mais comum trabalhando em casa).

5 – Faça reuniões frequentes e eficazes: Não deve dispensar a conectividade e a partilha, pelo que é recomendado promover reuniões frequentes entre gestor e colegas de trabalho – sem esquecer também os clientes e fornecedores. Estes momentos são cruciais para manter a “rotina de trabalho”, atribuir tarefas, avaliar o trabalho realizado, alinhar propósitos e decidir o que mudar ou melhorar, mesmo estando fora do escritório.

6 – Tire proveito da flexibilidade de processos: Independentemente dos horários e processos escolhidos (ou possíveis), estes devem ser flexíveis e estar adaptados às diferentes necessidades de cada colaborador. É importante respeitar as novas rotinas de trabalho e evitar extrapolá-las, já que trabalhar em casa não significa trabalhar mais (ou menos). O objetivo é que atinja os mesmos níveis de produtividade e desempenho que na sua rotina habitual.

7 – Promova o alinhamento e no feedback: Fortaleça o trabalho de equipa à distância entre colegas, entre gestores e equipas e inter-equipas. Isto ajudará a que se continue a sentir motivado e parte da equipa, já que nestes espaços virtuais de feedback vai poder trocar opiniões, colaborar, discutir o progresso no trabalho e criar oportunidades de socialização.

8 – Aposte nos projetos e desafios multi-disciplinares: Num mundo cada vez mais global e em constante mutação, é fundamental desenvolver competências multidisciplinares com a ajuda de outras pessoas e equipas dentro (e fora) da mesma organização. Esta é uma forma de crescer profissionalmente e aprender a respeitar e lidar com a diversidade e a complexidade dos contextos de forma mais ágil, precisa e eficaz.

9 – Promova uma cultura de confiança, não de controlo: Em tempos conturbados é ainda mais importante conseguir manter uma atmosfera positiva, confiante e construtiva. Promova a proximidade, aprenda a delegar tarefas e confie no sentido de responsabilidade das pessoas que trabalham consigo.

10 – Continue a apostar na aprendizagem contínua: Em circunstâncias extraordinárias como as que vivemos atualmente, a disseminação do conhecimento e o desenvolvimento das pessoas continuam a ser aspetos fundamentais para a competitividade presente e futura das organizações. Aproveite as iniciativas digitais disponíveis, como é o caso da oferta
READY2GO Digital da CEGOC, que inclui webinares, módulos de eLearning, classes virtuais, sessões de e-Coaching, atividades práticas On-Job, entre outras atividades para uma aprendizagem 100% online.

Este artigo é da autoria de CEGOC