Vivemos uma época de grande transformação digital e até há bem pouco tempo fomos forçados a tornar digitais praticamente todas as nossas atividades, da vida pessoal à profissional.

Durante a pandemia, as empresas esforçaram-se para minimizar os efeitos do isolamento e, para não abdicarem do tempo de colaboração em tempo real, foram-se tornando cada vez mais dependentes de reuniões, com uma grande parte do horário diário alocado a elas, como forma de manter o fluxo e não se perder a disponibilidade que se tinha quando estávamos a passos de distância.

Já vários inquéritos demonstraram que a maior parte das pessoas considera mais de metade das reuniões ineficazes, e calcula-se que um trabalhador passe entre 30 a 85% do seu tempo em reuniões. Outro estudo sugere que os gestores passam em média 23 horas por semana em reuniões, das quais quase oito horas são desnecessárias ou improdutivas. Feitas as contas, estamos a falar de dois meses desperdiçados por ano. Além disso, 90% das pessoas refere que não presta atenção, enquanto 73% admite que continua a fazer outras tarefas durante a reunião. Algumas destas reuniões custam mais de 1,000€ por hora, contando apenas o proporcional dos salários de todos os envolvidos. Isto gera um problema sobre o tempo que realmente sobra para os colaboradores se focarem no seu trabalho.

Um estudo recente demonstra como a produtividade cresceu cerca de 70% em empresas que reduziram o volume de reuniões em 40%. Se os números são impressionantes, o que impede a mudança?

A maior parte dos líderes não dá a abertura necessária para receber feedback e, além disso, têm pouca noção da fraca qualidade das reuniões que agendam. São apontadas várias questões, como a elevada frequência ou duração, bem como a falta de um ambiente onde os participantes possam discutir ideias de forma crítica.

Como melhorar a qualidade das reuniões:

• Confirme que é realmente necessário reunir e que benefícios terá para si e para os outros participantes (o que quero realmente obter desta reunião?);
• Organize os temas/agenda e prepare todas as ferramentas;
• Convide à participação de diferentes pessoas. A “discussão” é fundamental para se trabalhar para um objetivo comum;
• Cumpra a agenda/horário e não marque reuniões longas;
• Faça sempre uma ata e deixe claro os próximos passos;
• Não permita que sejam sempre as mesmas pessoas a dominar a reunião; Com base nestes dados, o primeiro impulso seria começar por eliminar estas reuniões. Mas se, por um lado, se realizam muitas reuniões desnecessárias, outras são vitais devem manter-se, como forma de trabalho coordenado e cooperativo.

Faça uma autoavaliação e peça feedback (é frequente as reuniões serem consideradas mais importantes para quem as convoca do que para quem recebe os convites). Não perca as oportunidades de melhorar.

O objetivo não é abolir as reuniões mas, sim, torná-las eficientes, evitando desperdiçar recursos. O ideal será adotar a prática de alguns dias sem reuniões e procurar ferramentas que permitam o trabalho colaborativo assíncrono, mas estabelecendo prazos de resposta. Neste sentido, a Microsoft tem um mecanismo de gestão de tempo que, no final de cada semana, calcula quantas horas estarão disponíveis na semana seguinte e sugere a reserva de vários momentos para “focus”, “catch-up on messages”, intervalos e “learnings”. Reuniões? Só nos intervalos! O objetivo é manter apenas as que são essenciais e transformá-las num momento de qualidade. É bom não esquecer que “tempo é dinheiro”.